| Önkormányzati belépés | |
 | |
| |
|
2021. Április 30., Péntek, 09:00 óra, Városháza tanácskozó terme: veszélyhelyzetben a képviselő-testület feladat- és hatáskörének gyakorlása
7. napirendi pont:
A 2020. évi ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentés.
INDOKOLÁS
A 2020. ÉVI ELLENŐRZÉSI JELENTÉS JÓVÁHAGYÁSÁHOZ
Vezetői összefoglaló
Az Önkormányzat és a Hivatal működésében a 2020. évben is elsődleges feladat volt a megváltozott viszonyok között - tekintettel a pandémiára - a kötelező feladatok magas színvonalú ellátása.
A járványhelyzet körültekintő kezelése miatt még hangsúlyosabb szerepet kapott a belső kontrollrendszer működése. Különösen fontos szerepet kapott a szabályozottság, ami alapján az alkalmazottak egységes iránymutatást kaptak a megváltozott körülmények kezelésére. További elvárás fogalmazódott meg arra vonatkozóan, hogy a kockázatok felismerését, kezelését valamennyi munkatárs magáénak érezze, ezzel is biztosítva minden szakterületen a szabályos, előírás szerinti eljárást. A COVID 19 járványhelyzet miatt jelentősen megváltoztak a működés körülményei mind a Hivatalban, mind az Önkormányzat által létrehozott intézményekben.
A működés biztonsága és a központilag kiadott irányelvek alapján kiemelt szerepet kapott az eszközgazdálkodás, ami elsősorban a higiéniai eszközökre vonatkozott.
Továbbra is fontos valamennyi intézmény esetében a belső kontrollrendszer szabályszerű, eredményes, gazdaságos és hatékony működése és továbbfejlesztése, aktualizálása.
Világossá kell tenni az intézményvezetők részére, hogy a belső kontrollrendszer szabályzatait az intézményeknek is el kell készíteni.
Cél, hogy olyan szervezeti kultúra állandósuljon, amely biztosítja az elkötelezettséget a szervezeti célok és értékek iránt, valamint alkalmas az integritás érvényesítésének biztosítására.
Az elmúlt időszakban is fontos volt és ez a továbbiakban is kiemelt jelentőséggel bír, hogy gondoskodni kell:
- a vagyon rendeltetésszerű használatáról,
- a tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáról,
- az előirányzatok célnak megfelelő felhasználásáról,
- a hatékonyság, eredményesség és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséről,
- a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséről, azok teljességéről és hitelességéről,
- a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáról,
- olyan rendszer működtetéséről, amely megfelelő bizonyosságot nyújt az eljárások jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozóan, biztosítja az elszámoltathatóságot, továbbá megfelel a hazai és közösségi szabályoknak,
- arról, hogy a vezetők a szervezet minden szintjén tisztában legyenek a kitűzött célokkal és az azok elérését segítő eszközökkel annak érdekében, hogy végre tudják hajtani a meghatározott feladatokat és értékelni tudják az elért eredményeket.
Az elmúlt évben az intézmények egy részének működésében is jelentős változás volt. A város két óvodájának összevonására került sor, és a továbbiakban, mint Kőszeg Meseváros Óvoda és Bölcsőde működik tovább. Előkészítették továbbá a Kőszegi Városi Múzeum és Chernel Kálmán Városi Könyvtár összeolvadását és 2021. január 1-től az intézmény, mint Kőszegi Városi Múzeum és Könyvtár látja el a feladatokat. A szervezeti változás jelentős többlet feladattal járt.
A jogszabályi kötelezettségek megvalósítása érdekében a Hivatal rendelkezik a szükséges szabályzatokkal.
Rendelkezésre áll az intézményekkel kötött a gazdálkodással kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről szóló megállapodás.
E szerint a Hivatal összevontan – az Intézményre vonatkozóan is – az alábbi feladatok tekintetében végez tevékenységet:
1. normatívák igénylése,
2. költségvetés
3. előirányzat-felhasználás,
4. előirányzat módosítás,
5. pénzkezelés,
6. ellenjegyzés, érvényesítés,
7. számvitel – az analitikus nyilvántartások nélkül,
8. analitikus nyilvántartás,
9. információáramlás,
10. információszolgáltatás,
11. beszámolás,
12. vagyonkezelés.
A 2020. évben a Hivatalban nem történt szervezeti integritást sértő esemény.
A kialakított információs és kommunikációs rendszer biztosítja, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljussanak az illetékes szervezeti egységekhez, illetve személyekhez. Biztosított, hogy a vezetés által kitűzött célok, a teljesítését szolgáló előírások, követelmények és feltételek minden illetékes munkatárshoz eljussanak.
A Hivatalban kialakított ellenőrzési rendszer adatszolgáltatással, számonkéréssel, beszámoltatással valósult meg. Az utólagos monitoring tevékenység a belső és a vezetői ellenőrzések keretében történik meg.
A monitoring rendszer részét képező belső ellenőrzés vizsgálati feladatai során megállapításokat és ajánlásokat fogalmazott meg az ellenőrzöttek részére. Az ellenőrzéseket követően intézkedési terv kiadására került sor, amely határidőt és felelőst jelölt meg.
Tartalomjegyzék
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. §. a) pont)
I/1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr.48.§ aa) pont)
I/1/a) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése
I/1/b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása
I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr.48.§ ab) pont)
I/2/a) A belső ellenőrzési egység(ek) humánerőforrás- ellátottsága
I/2/b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. §-a alapján)
I/2/c) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. §-a alapján)
I/2/d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
I/2/e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
I/2/f) Az ellenőrzések nyilvántartása
I/2/g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48.§ ac) pont)
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48.§ b) pont)
II/1 A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. § ba) pont)
II/2 A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. § bb) pont)
III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. § c) pont)
Mellékletek
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. §. a) pont)
A belső ellenőr tevékenységét a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet, a módszertani útmutatók és a Belső ellenőrzési kézikönyv alapján végezte. A 2020. évi belső ellenőrzési terv kockázatelemzésen alapult. A tervezett ellenőrzések végrehajtása az ellenőrzési jelentések zárása az éves beszámoló összeállításáig megvalósult.
A 2020. év ellenőrzési terve a Kőszeg Város Önkormányzata és a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal alapfeladataira figyelemmel készült el.
Az ellenőrzési tervben továbbra is jelentős szerepet kapott
- a költségvetési beszámoló mérlegsorainak leltárral való alátámasztottságának vizsgálata és a mennyiségi felvétellel történő leltározás szabályszerű végrehajtásának ellenőrzése;
- az intézmények szabályozottságának és gazdálkodásának vizsgálata (ebben az évben a Jurisics-vár Művelődési Központ és Várszínház ellenőrzésére került sor);
- az utóellenőrzés, amely ebben az évben a 2018. évben végrehajtott belső ellenőrzési jelentésekben megfogalmazott javaslatok alapján összeállított intézkedési tervek végrehajtását hivatott vizsgálni.
Az ellenőrzési feladatok megkezdését megelőzően minden esetben ellenőrzési program készül.
A vizsgálatokról ellenőrzési jelentés készült, amelynek tartalmát az érintett szakterületeken megismerhették és arról véleményt mondhattak. Az ellenőrzési jelentés megállapításokat és javaslatokat tartalmaz.
A vizsgálatok során hangsúlyt kapott a szabályszerűen végzett gondos gazdálkodás és a vagyonmegőrzés fontossága, valamint az ellenőrzési rendszerek megfelelőségének vizsgálata.
A belső ellenőr a szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel értékelte az ellenőrzött szakterület kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát.
Az ellenőrzések során a belső ellenőr a belső kontrollrendszer működésének fontosságára is felhívta a figyelmet. Továbbá az intézményeknél folytatott vizsgálat esetében megállapítottam, hogy az intézmények részére számos területen a Hivatal munkatársai részéről iránymutatást kell nyújtani a folyamatok szabályos ellátása érdekében. Az intézményeknek pedig a vonatkozó jogszabályok szerint (Ávr. 13.§ (2) bekezdés) gondoskodni kell a költségvetési szerv előirányzatait terhelő pénzügyi kihatással bíró - jogszabályban nem szabályozott kérdések - szabályzatainak megalkotásáról és a feladatok szabályos végrehajtásáról.
A 2020. évi vizsgálat a leltározás szabályszerű végrehajtásának fontosságára, valamint a gazdálkodási szabályzatok elkészítésére, aktualizálására hívta fel a figyelmet. Fontos, hogy a szabályos leltározás megvalósulása érdekében az Intézmények a Pénzügyi és gazdálkodási Osztály részéről kapjanak iránymutatást a leltározási folyamat lebonyolításához. Továbbá tekintettel a gazdálkodással kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről szóló megállapodásra, felhívtam a figyelmet, hogy mivel az intézmények gazdálkodási feladatait a Hivatal látja el, ezért a gazdálkodással kapcsolatos szabályozásban és a gazdálkodás gyakorlati feladatainak szervezésében a Hivatal Pénzügyi és gazdálkodási Osztályának aktívan részt kell venni.
Az ellenőrzési jelentésekben megfogalmazott javaslatokat figyelembe véve intézkedési terv kiadására került sor minden esetben.
I/1.
1/1/a)
Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr.48.§ aa) pont)
A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése:
A megvalósult 2020. évi ellenőrzések:
Tárgy Cél Módszer
Kőszeg Város Önkormányzata 2019. évi költségvetési beszámoló mérlegsorainak leltárral való alátámasztottságának vizsgálata Annak megállapítása, hogy biztosított-e:
- a Hivatal leltározási szabályzata tartalmazza-e hogyan kell elvégezni az Önkormányzat eszközeinek és forrásainak számbavételét,
- a leltározást a vonatkozó szabályozásnak megfelelően végzik-e,
- biztosított-e a 2019. évi beszámoló leltárral való alátámasztottsága? Dokumentumok, nyilvántartások mintavételes ellenőrzése
(helyszíni ellenőrzés, adatbekérés)
Jurisics-vár Művelődési Központ és Várszínház működési szabályozottságának és gazdálkodásának vizsgálata Annak megállapítása, hogy
- megfelelő-e az Intézmény szabályozottsága,
- az Intézmény a gazdálkodást a jogszabályi előírásoknak és a szabályzatoknak megfelelően végzi-e? Szabályzatok tételes, dokumentumok és nyilvántartások mintavételes ellenőrzése.
(helyszíni ellenőrzés, adatbekérés)
A 2018. évi ellenőrzések utóellenőrzése Annak megállapítása, hogy
- a 2018. években végrehajtott ellenőrzésekről összeállított ellenőrzési jelentések megállapításaira és javaslataira készített intézkedési terveket végrehajtották-e? Tételes ellenőrzés
A szerződés-nyilvántartás rendjének vizsgálata Annak megállapítása, hogy
- szabályozott-e a szerződés-nyilvántartás rendje,
- a szerződések nyilvántartása a jogszabályi előírásoknak megfelelően történik-e,
- a szerződésekben rögzített pénzügyi kötelezettséget a megállapodás szerint teljesítik-e? Dokumentumok, nyilvántartások mintavételes ellenőrzése
(helyszíni ellenőrzés, adatbekérés)
I/1/b)
Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása.
A tárgyévi ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel
I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr.48.§ ab)pont).
A belső ellenőr munkáját a munkatársak segítették, a vizsgált munkafolyamatokról tájékoztatást adtak és rendelkezésre bocsátották a szükséges dokumentumokat.
A belső ellenőr rendelkezik a szükséges szakmai felkészültséggel és tapasztalattal és a feladat ellátásához szükséges regisztrációval.
A tevékenység végzéséhez szükséges tárgyi feltételek rendelkezésre álltak.
Az ellenőrzések során az ellenőrzött területek vezetőivel és az érintett munkatársakkal a megállapítások egyeztetésre kerültek. Az ellenőrzési jelentés-tervezeteket észrevétel nélkül fogadták el.
Az ellenőrzési programban megfogalmazott célok megvalósításához az elvégzett munka elegendő és megfelelő volt ahhoz, hogy a belső ellenőr megalapozott véleményt formáljon.
I/2/a) A belső ellenőrzési egység(ek) humánerőforrás-ellátottsága
A tervekben szereplő feladatok ellátásához szükséges kapacitás rendelkezésre állt.
A belső ellenőrzési feladatok ellátására vállalkozóval kötöttek szerződést.
A belső ellenőr képzettségi szintje és gyakorlata megfelel a jogszabályokban foglaltaknak.
Végzettsége:
- Pénzügyi és Számviteli Főiskola, pénzügyi tagozaton, költségvetési szakirányon
- Okleveles könyvvizsgáló
- Okleveles pénzügyi revizor
A belső ellenőr szakmai továbbképzéséről a vállalkozó saját költségén gondoskodik.
Az év során részt vett:
- a belső ellenőri regisztráció fenntartásához szükséges továbbképzésen, ÁBPE II. rendszerellenőrzés témakörben,
- a mérlegképes könyvelők regisztrációjának érvényben tartásához szükséges továbbképzésen (államháztartási és vállalkozói minősítés),
- szakmai képzéseken, amelyek a tudás karbantartásához szükségesek (belső kontrollrendszer témakörben, adó törvény és államháztartási rendszer változását érintő előadásokon).
A belső ellenőr – külső partner - regisztrációs száma: 5113458
I/2/b)
I/2/c)
A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr.18-19. §-a alapján)
A belső ellenőr tevékenységét közvetlenül a jegyzőnek alárendelve végzi. A belső ellenőr funkcionális függetlensége biztosított. A belső ellenőr nem vesz részt operatív feladatok ellátásában.
Összeférhetetlenségi esetek (Bkr.20.§-a alapján)
A belső ellenőrzési vezető tekintetében összeférhetetlenség nem állt fenn, erről az ellenőrzések megkezdése előtt minden esetben nyilatkozott.
I/2/d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
A belső ellenőr jogai, feladatai ellátása során nem sérültek.
I/2/e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó, az ellenőrzés meghiúsulását eredményező tényező nem állt fenn. A belső ellenőri feladatokhoz szükséges eszközök rendelkezésre álltak. A feladat ellátásához a szükséges információt biztosították.
I/2/f) Az ellenőrzések nyilvántartása
A belső ellenőrzési vezető nyilatkozik arról, hogy az elvégzett ellenőrzésekről a Bkr. 22. és 50. § szerinti nyilvántartást vezeti.
A belső ellenőrzési vezető nyilatkozik arról, hogy gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről és szabályszerű, biztonságos tárolásáról.
I/2/g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
A belső ellenőri nyilvántartások naprakész vezetése érdekében javasolt, hogy az intézkedési tervben megfogalmazott feladatok teljesítéséről adjanak tájékoztatást és az esetleges határidő csúszás esetén kezdeményezzék az intézkedési terv módosítását.
I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48.§ ac) pont)
A belső ellenőr tanácsadási tevékenységet elsősorban szakmai konzultáció formájában végzett.
A felmerült kérdések jellemzően a gazdálkodást érintő problémákra, külső ellenőrzések (ÁSZ) által felvetett kérdések megvitatására, új helyzetek értelmezésére, szabályzatok véleményezésére irányultak. Továbbá a belső kontrollrendszer aktualizálásával kapcsolatos kérdések egyeztetésére is sor került.
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr.48. § b) pont)
II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48.§. ba) pont)
A 2020. évben a belső ellenőrzés nem fogalmazott meg kiemelt kategóriába tartozó megállapítást és javaslatot.
A belső kontrollrendszer elemeinek értékelése a tárgyévben lefolytatott ellenőrzések tapasztalatai alapján:
A belső kontrollrendszer a Hivatal vezetésének eszközrendszere, magában foglalja a szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és a szervezeti struktúrákat ahhoz, hogy segítséget nyújtson a vezetésnek céljai eléréséhez, a célok elérését akadályozó események megelőzéséhez, feltárásához és korrigálásához.
II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48.§. bb) pont)
E pontban kerülnek értékelésre a belső kontrollrendszer elemei az ellenőrzött területeken tapasztaltak alapján.
A belső kontrollrendszer hozzájárul ahhoz, hogy a Hivatal és az intézmények tevékenységüket szabályos és hatékony módon folytassák, biztosítva ezáltal a vezetés irányvonalának érvényesülését, a vagyon védelmét, a nyilvántartások teljességét és pontosságát. Fontos, hogy a jól felépített belső kontrollrendszer mindezekről pontos, időbeni információt nyújtson a vezetés számára.
A Hivatal rendelkezik a belső kontrollrendszer szabályzataival (Integrált kockázatkezelés rendje, Szervezeti integritást sértő események kezelése, Ellenőrzési nyomvonal).
Az intézményeknél a belső kontrollrendszer szabályozása még nem történt meg, kivéve az óvoda és a könyvtár esetében azt a részszabályozást, ami az ellenőrzési nyomvonal elkészítésével valósult meg.
1. Kontrollkörnyezet
1.1. Célok és szervezeti felépítés
Az ellenőrzés tapasztalata szerint a vizsgált szervezetek esetében egyértelműen meghatározottak a célok, amelyeket a Szervezeti és Működési Szabályzat is tartalmaz. A jóváhagyott szervezeti struktúra áttekinthető és világos.
1.2. Belső szabályzatok
A jegyző kiadta azokat a szabályzatokat, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.
A munkamegosztási megállapodás értelmében a Hivatal, mint az irányító szerv Kőszeg Város Önkormányzata, gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerve látja el az Intézmény, mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv gazdálkodással kapcsolatos feladatait.
A Hivatal számviteli szabályzatait kiterjesztette az intézményekre. A 2020. évben vizsgált intézmény esetében az intézményvezető hatáskörébe tartozó szabályzatok közül nem készült el a jogszabály által előírt valamennyi szabályzat.
1.3. Feladat-, és felelősségi körök
A Hivatal vezetése fontosnak tartotta, hogy olyan kontrollkörnyezetet alakítson ki, amelyben,
- világos a szervezeti struktúra,
- egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok,
- meghatározottak az etikai elvárások,
- átlátható a humánerőforrás-kezelés.
1.4. A folyamatok meghatározása és dokumentálása
A munkavégzés alapvető feltétele, hogy a tevékenység és feladat tartalma egyértelműen meghatározott legyen. A feladat-specifikus szabályzatok, belső utasítások, folyamatleírások és munkaköri leírások együttesen biztosítják a folyamatok egyértelmű meghatározását és a dokumentálás rendjét.
A Hivatal munkafolyamatait modellezte és összeállította az ellenőrzési nyomvonalat. Az ellenőrzés javaslata, hogy egyes munkafolyamatokra még el kell készíteni az ellenőrzési nyomvonalat. Indokolt továbbá egyes szakterület esetében eljárásrend kidolgozása.
1.5. Humán-erőforrás
A Hivatal által megfogalmazott cél, hogy az ellátandó feladatokhoz megfelelően képzett állomány álljon rendelkezésre, amely jellemzően megvalósul.
1.6. Etikai értékek és integritás
Az etikai értékek és az integritás szempontjainak rögzítése és azok betartása a Hivatal és az intézmények működése szempontjából is meghatározó jelentőséggel bír. A Hivatal vezetése mind a szabályzatokon keresztül, mind magatartásával megfelelő módon mutat irányt a munkatársak számára az etikai normák betartásával kapcsolatban.
2. Integrált kockázatkezelési rendszer
2.1. Kockázatok meghatározása és felmérése
A kockázatok feltárása, azonosítása során a Hivatal céljainak elérését veszélyeztető kockázatok számbavétele történik, figyelemmel a külső és belső kockázatokra is. A kockázatok feltárásában a tevékenységekkel mindennapi szinten foglalkozó alkalmazottak, különösen a vezetők egyaránt részt vesznek.
A Hivatal elkészítette és hatályba helyezte Integrált kockázatkezelési szabályzatát. A folyamatalapú kockázatkezelési rendszer a Hivatal minden tevékenységére kiterjed, és egységes módszertan és eljárások alkalmazásával, a Hivatal célkitűzéseinek és értékeinek figyelembevételével biztosítja a kockázatok azonosítását, azok meghatározott kritériumok szerinti értékelését, valamint a kockázatok kezelésére vonatkozó intézkedési terv elkészítését és az abban foglaltak nyomon követését.
2.2. A kockázatok elemzése és értékelése
A szabályzat értelmében a Hivatalnak Kockázatkezelési Munkacsoportot kell létrehozni, amelynek feladata lenne a különböző fórumokon azonosított kockázatok rendszerezése, az esetleges duplikációk kiszűrése.
A Hivatal a Kockázatkezelési Munkacsoportot még nem állította fel.
A kockázatkezelés legeredményesebb eszköze a hatékony folyamatba épített ellenőrzés. A szervezet kockázatokra való hajlamosságának – kockázatérzékenységének, kockázattűrésének – értékelésének általános célja minden esetben az, hogy a célok elérését veszélyeztető kockázatokat azonosítsa és értékelje a válaszlépések (intézkedések) meghatározása érdekében.
2.3. Kockázatok integrált kezelése
A kockázatkezelés során felmérik a Hivatal tevékenységében és gazdálkodásában rejlő kockázatokat, meghatározzák az egyes kockázatokkal kapcsolatban szükséges intézkedéseket és hangsúlyt fektetnek azok teljesítésének folyamatos monitoringjára.
A kockázatok észlelése és annak jelzése a vezetés felé, valamennyi dolgozó feladata. Fontos, hogy a szakterület vezetője rendszeresen ellenőrizze az általa irányított területet, és alakítsa ki az ellenőrzés dokumentálásának rendjét. A vezetői ellenőrzéssel lehet mielőbb felismerni, hogy a munkafolyamatokban hol jelenik meg a kockázat, amelynek megszüntetésére így lehet időben reagálni.
2.4. A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata
A Hivatal vezetése gondot fordít az intézményi szintű kockázatkezelési rendszer teljes folyamatára.
2.5. Súlyos szervezeti integritást sértő események
A Hivatal vezetése kiemelt figyelmet fordít a súlyosabb szabálytalanságok a szervezeti integritást sértő események (csalás, korrupció) megelőzésére.
Fontosnak tartom, hogy mielőbb bízzanak meg munkatársat a belső kontroll koordinátori feladatok ellátására.
3. Kontrolltevékenységek
3.1. Kontroll stratégiák és módszerek
A stratégiai célkitűzések alapozzák meg a Hivatal törvényes és hatékony működését. A Hivatal egészére vonatkozó stratégiai célokhoz, és az azokhoz kapcsolódó egyéb célokhoz kell kapcsolódnia a vezetés kontrollstratégiájának is, tartalmazva
- az elérendő stratégiai célok egységes értelmezésének biztosítását, az eredményesség növelését gátló, késleltető kockázatoknak, és a kezelésükre kialakított módszereknek a megalapozását;
- a költségvetési szerv minden alkalmazottjának megfelelő orientálását a kockázatok és várható hatásuk olyan, időben való jelzésére, amikor még megelőző módon lehet a védekező intézkedéseket, döntéseket meghozni;
- a kockázatok kialakított kezelési gyakorlatának minden alkalmazott általi elfogadtatását, és a jó munkahelyi légkör megteremtésével, a kockázatkezelésben való részvételre való ösztönzését;
- megfelelő kockázatkezeléssel a vezetés kockázatkezelési tevékenységéről szóló jelentés körültekintő, teljes körű és megbízható elkészítését.
A belső kontrollokat úgy kell beépíteni a szervezet működésébe, hogy azok a tervezés, a végrehajtás, a folyamatos figyelemmel kísérés és az értékelés (monitoring) alapvető irányítási folyamatainak integrált részévé váljanak.
3.2. Feladatkörök szétválasztása
Az egyes munkafolyamatokkal kapcsolatos végrehajtási és engedélyezési feladatokat külön választották. A gazdálkodási hatáskörök meghatározásánál mind a szabályzatokban, mind a gyakorlatban figyelembe vették a jogszabályi előírásokat, és a hatásköröket ennek megfelelően delegálták.
3.3. A feladatvégzés folytonossága
A Hivatal vezetése fontosnak tartja, hogy a kilépő dolgozók írásban rögzítsék és átadják az általuk ellátott feladatokkal kapcsolatos információkat. A gyakorlatban ennek kivitelezése eltérő, esetenként a munkaköri feladatok részletes átadása - jegyzőkönyvbe rögzítetten – nem valósul meg.
A Hivatal a 2020. évben elkészítette az átadás-átvétel esetén követendő eljárást.
4. Információ és kommunikáció
4.1. Információ és kommunikáció
A heti rendszerességgel tartott vezetői értekezlet biztosítja az információhoz való hozzáférést, majd az adott terület vezetője tájékoztatást ad a munkatársaknak.
A gazdasági területen alkalmazott számítástechnikai programokhoz való hozzáférés szabályozott. A döntéshozatalhoz, az intézkedések meghozatalához a szükséges információ biztosított.
4.2. Iktatási rendszer
A Hivatalban kialakították az informatikai alapokra épülő iktatási rendszert. Továbbá meghatározták a dokumentumokhoz való hozzáférési jogosultságot.
4.3. Szervezeti integritást sértő események jelentése
A Hivatal rendelkezik a szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendjével. A szabályzat célja, hogy a Hivatal működésével összefüggő visszaélésekre, szabálytalanságokra és integritási, korrupciós kockázatokra vonatkozó bejelentések fogadására és kivizsgálására az általános eljárásrend meghatározásával hozzájáruljon a korrupciós kockázatok Hivatalon belüli hatékony kezeléséhez, valamint az Intézmény korrupcióval szembeni ellenálló képességének javításához.
5. Nyomon követési rendszer (monitoring)
5.1. A szervezeti célok megvalósításának nyomon követése
Kialakították az Önkormányzat és a Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszert, mely az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. A működésben érvényesül az elszámoltathatóság, az átláthatóság és a felelősség követelménye.
A vezetői ellenőrzések dokumentálása nem valósul meg minden esetben.
5.2. A belső kontrollok értékelése
A monitoring rendszerrel szemben általános követelmény, hogy az legyen alkalmas:
- a belső kontrollok működéséről megfelelő, intézkedésekre alkalmas, folyamatos információk biztosítására,
- a tevékenységekben meglévő kockázatok észlelésére, és mérséklésükre, megszüntetésükre vonatkozó javaslatok megtételére,
- a belső ellenőrzés ellenőrzési tapasztalatai hasznosításának értékelésére.
A Hivatal törekszik arra, hogy e követelményrendszernek megfeleljen.
5.3. Belső ellenőrzés
A Hivatal kialakította belső ellenőrzési rendszerét, gondoskodik működtetéséről és funkcionális függetlenségének biztosításáról.
A belső ellenőr tevékenységével részt vesz a monitoring rendszer megvalósításában, feladatát a belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi.
Éves tervét kockázatelemzéssel támasztja alá, amely alapján a belső ellenőr rangsorol és teszi meg javaslatát az éves ellenőrzési tervre. A vizsgálatokról készített ellenőrzési jelentésben megfogalmazza megállapításait és javaslatot tesz a vezetés részére a felmerült problémák kijavítására.
III. Intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48.§ c) pont)
Előző évekről áthúzódó intézkedések száma: 12 db
2020. évi intézkedések száma: 16 db
Összesen intézkedések száma: 28 db
ebből: megvalósult 11 db
nem valósult meg 17 db
A 2020. évi intézkedések száma nem tartalmazza három, 2020. évi ellenőrzés javaslatai alapján összeállított intézkedési terv adatait, mivel azok 2021. évben kerültek kiadásra:
- a Jurisics-vár Művelődési Központ és Várszínház működési szabályozottságának és gazdálkodásának vizsgálata tárgyú ellenőrzés zárására 2020. év végén került sor,
- a 2018. évi ellenőrzések utóellenőrzése és a
- a szerződés-nyilvántartás rendjének vizsgálata tárgyú
ellenőrzések zárása pedig 2021. évben történt meg.
A fenti három ellenőrzés esetén az intézkedési tervek összesen 34 intézkedést tartalmaznak, ez az adat a 2020. évi éves ellenőrzési jelentés III. pontjában nem szerepel.
Készítette: Teveliné Bándi Mária belső ellenőrzési vezető
Kőszeg, 2021. április 21.
Dr. Zalán Gábor s.k.
jegyző
(A mellékletet lsd. a letölthető formátumban.)
HATÁROZATI JAVASLAT
Kőszeg Város Polgármestere a katasztrófavédelemről és a hozzá kapcsolódó egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CXXVIII. törvény 46. § (4) bekezdése alapján a 2020. évi ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentést jóváhagyja.
A 2020. évi ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentés.
INDOKOLÁS
A 2020. ÉVI ELLENŐRZÉSI JELENTÉS JÓVÁHAGYÁSÁHOZ
Vezetői összefoglaló
Az Önkormányzat és a Hivatal működésében a 2020. évben is elsődleges feladat volt a megváltozott viszonyok között - tekintettel a pandémiára - a kötelező feladatok magas színvonalú ellátása.
A járványhelyzet körültekintő kezelése miatt még hangsúlyosabb szerepet kapott a belső kontrollrendszer működése. Különösen fontos szerepet kapott a szabályozottság, ami alapján az alkalmazottak egységes iránymutatást kaptak a megváltozott körülmények kezelésére. További elvárás fogalmazódott meg arra vonatkozóan, hogy a kockázatok felismerését, kezelését valamennyi munkatárs magáénak érezze, ezzel is biztosítva minden szakterületen a szabályos, előírás szerinti eljárást. A COVID 19 járványhelyzet miatt jelentősen megváltoztak a működés körülményei mind a Hivatalban, mind az Önkormányzat által létrehozott intézményekben.
A működés biztonsága és a központilag kiadott irányelvek alapján kiemelt szerepet kapott az eszközgazdálkodás, ami elsősorban a higiéniai eszközökre vonatkozott.
Továbbra is fontos valamennyi intézmény esetében a belső kontrollrendszer szabályszerű, eredményes, gazdaságos és hatékony működése és továbbfejlesztése, aktualizálása.
Világossá kell tenni az intézményvezetők részére, hogy a belső kontrollrendszer szabályzatait az intézményeknek is el kell készíteni.
Cél, hogy olyan szervezeti kultúra állandósuljon, amely biztosítja az elkötelezettséget a szervezeti célok és értékek iránt, valamint alkalmas az integritás érvényesítésének biztosítására.
Az elmúlt időszakban is fontos volt és ez a továbbiakban is kiemelt jelentőséggel bír, hogy gondoskodni kell:
- a vagyon rendeltetésszerű használatáról,
- a tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáról,
- az előirányzatok célnak megfelelő felhasználásáról,
- a hatékonyság, eredményesség és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséről,
- a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséről, azok teljességéről és hitelességéről,
- a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáról,
- olyan rendszer működtetéséről, amely megfelelő bizonyosságot nyújt az eljárások jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozóan, biztosítja az elszámoltathatóságot, továbbá megfelel a hazai és közösségi szabályoknak,
- arról, hogy a vezetők a szervezet minden szintjén tisztában legyenek a kitűzött célokkal és az azok elérését segítő eszközökkel annak érdekében, hogy végre tudják hajtani a meghatározott feladatokat és értékelni tudják az elért eredményeket.
Az elmúlt évben az intézmények egy részének működésében is jelentős változás volt. A város két óvodájának összevonására került sor, és a továbbiakban, mint Kőszeg Meseváros Óvoda és Bölcsőde működik tovább. Előkészítették továbbá a Kőszegi Városi Múzeum és Chernel Kálmán Városi Könyvtár összeolvadását és 2021. január 1-től az intézmény, mint Kőszegi Városi Múzeum és Könyvtár látja el a feladatokat. A szervezeti változás jelentős többlet feladattal járt.
A jogszabályi kötelezettségek megvalósítása érdekében a Hivatal rendelkezik a szükséges szabályzatokkal.
Rendelkezésre áll az intézményekkel kötött a gazdálkodással kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről szóló megállapodás.
E szerint a Hivatal összevontan – az Intézményre vonatkozóan is – az alábbi feladatok tekintetében végez tevékenységet:
1. normatívák igénylése,
2. költségvetés
3. előirányzat-felhasználás,
4. előirányzat módosítás,
5. pénzkezelés,
6. ellenjegyzés, érvényesítés,
7. számvitel – az analitikus nyilvántartások nélkül,
8. analitikus nyilvántartás,
9. információáramlás,
10. információszolgáltatás,
11. beszámolás,
12. vagyonkezelés.
A 2020. évben a Hivatalban nem történt szervezeti integritást sértő esemény.
A kialakított információs és kommunikációs rendszer biztosítja, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljussanak az illetékes szervezeti egységekhez, illetve személyekhez. Biztosított, hogy a vezetés által kitűzött célok, a teljesítését szolgáló előírások, követelmények és feltételek minden illetékes munkatárshoz eljussanak.
A Hivatalban kialakított ellenőrzési rendszer adatszolgáltatással, számonkéréssel, beszámoltatással valósult meg. Az utólagos monitoring tevékenység a belső és a vezetői ellenőrzések keretében történik meg.
A monitoring rendszer részét képező belső ellenőrzés vizsgálati feladatai során megállapításokat és ajánlásokat fogalmazott meg az ellenőrzöttek részére. Az ellenőrzéseket követően intézkedési terv kiadására került sor, amely határidőt és felelőst jelölt meg.
Tartalomjegyzék
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. §. a) pont)
I/1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr.48.§ aa) pont)
I/1/a) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése
I/1/b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása
I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr.48.§ ab) pont)
I/2/a) A belső ellenőrzési egység(ek) humánerőforrás- ellátottsága
I/2/b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. §-a alapján)
I/2/c) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. §-a alapján)
I/2/d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
I/2/e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
I/2/f) Az ellenőrzések nyilvántartása
I/2/g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48.§ ac) pont)
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48.§ b) pont)
II/1 A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. § ba) pont)
II/2 A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. § bb) pont)
III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. § c) pont)
Mellékletek
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. §. a) pont)
A belső ellenőr tevékenységét a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet, a módszertani útmutatók és a Belső ellenőrzési kézikönyv alapján végezte. A 2020. évi belső ellenőrzési terv kockázatelemzésen alapult. A tervezett ellenőrzések végrehajtása az ellenőrzési jelentések zárása az éves beszámoló összeállításáig megvalósult.
A 2020. év ellenőrzési terve a Kőszeg Város Önkormányzata és a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal alapfeladataira figyelemmel készült el.
Az ellenőrzési tervben továbbra is jelentős szerepet kapott
- a költségvetési beszámoló mérlegsorainak leltárral való alátámasztottságának vizsgálata és a mennyiségi felvétellel történő leltározás szabályszerű végrehajtásának ellenőrzése;
- az intézmények szabályozottságának és gazdálkodásának vizsgálata (ebben az évben a Jurisics-vár Művelődési Központ és Várszínház ellenőrzésére került sor);
- az utóellenőrzés, amely ebben az évben a 2018. évben végrehajtott belső ellenőrzési jelentésekben megfogalmazott javaslatok alapján összeállított intézkedési tervek végrehajtását hivatott vizsgálni.
Az ellenőrzési feladatok megkezdését megelőzően minden esetben ellenőrzési program készül.
A vizsgálatokról ellenőrzési jelentés készült, amelynek tartalmát az érintett szakterületeken megismerhették és arról véleményt mondhattak. Az ellenőrzési jelentés megállapításokat és javaslatokat tartalmaz.
A vizsgálatok során hangsúlyt kapott a szabályszerűen végzett gondos gazdálkodás és a vagyonmegőrzés fontossága, valamint az ellenőrzési rendszerek megfelelőségének vizsgálata.
A belső ellenőr a szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel értékelte az ellenőrzött szakterület kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát.
Az ellenőrzések során a belső ellenőr a belső kontrollrendszer működésének fontosságára is felhívta a figyelmet. Továbbá az intézményeknél folytatott vizsgálat esetében megállapítottam, hogy az intézmények részére számos területen a Hivatal munkatársai részéről iránymutatást kell nyújtani a folyamatok szabályos ellátása érdekében. Az intézményeknek pedig a vonatkozó jogszabályok szerint (Ávr. 13.§ (2) bekezdés) gondoskodni kell a költségvetési szerv előirányzatait terhelő pénzügyi kihatással bíró - jogszabályban nem szabályozott kérdések - szabályzatainak megalkotásáról és a feladatok szabályos végrehajtásáról.
A 2020. évi vizsgálat a leltározás szabályszerű végrehajtásának fontosságára, valamint a gazdálkodási szabályzatok elkészítésére, aktualizálására hívta fel a figyelmet. Fontos, hogy a szabályos leltározás megvalósulása érdekében az Intézmények a Pénzügyi és gazdálkodási Osztály részéről kapjanak iránymutatást a leltározási folyamat lebonyolításához. Továbbá tekintettel a gazdálkodással kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről szóló megállapodásra, felhívtam a figyelmet, hogy mivel az intézmények gazdálkodási feladatait a Hivatal látja el, ezért a gazdálkodással kapcsolatos szabályozásban és a gazdálkodás gyakorlati feladatainak szervezésében a Hivatal Pénzügyi és gazdálkodási Osztályának aktívan részt kell venni.
Az ellenőrzési jelentésekben megfogalmazott javaslatokat figyelembe véve intézkedési terv kiadására került sor minden esetben.
I/1.
1/1/a)
Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr.48.§ aa) pont)
A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése:
A megvalósult 2020. évi ellenőrzések:
Tárgy Cél Módszer
Kőszeg Város Önkormányzata 2019. évi költségvetési beszámoló mérlegsorainak leltárral való alátámasztottságának vizsgálata Annak megállapítása, hogy biztosított-e:
- a Hivatal leltározási szabályzata tartalmazza-e hogyan kell elvégezni az Önkormányzat eszközeinek és forrásainak számbavételét,
- a leltározást a vonatkozó szabályozásnak megfelelően végzik-e,
- biztosított-e a 2019. évi beszámoló leltárral való alátámasztottsága? Dokumentumok, nyilvántartások mintavételes ellenőrzése
(helyszíni ellenőrzés, adatbekérés)
Jurisics-vár Művelődési Központ és Várszínház működési szabályozottságának és gazdálkodásának vizsgálata Annak megállapítása, hogy
- megfelelő-e az Intézmény szabályozottsága,
- az Intézmény a gazdálkodást a jogszabályi előírásoknak és a szabályzatoknak megfelelően végzi-e? Szabályzatok tételes, dokumentumok és nyilvántartások mintavételes ellenőrzése.
(helyszíni ellenőrzés, adatbekérés)
A 2018. évi ellenőrzések utóellenőrzése Annak megállapítása, hogy
- a 2018. években végrehajtott ellenőrzésekről összeállított ellenőrzési jelentések megállapításaira és javaslataira készített intézkedési terveket végrehajtották-e? Tételes ellenőrzés
A szerződés-nyilvántartás rendjének vizsgálata Annak megállapítása, hogy
- szabályozott-e a szerződés-nyilvántartás rendje,
- a szerződések nyilvántartása a jogszabályi előírásoknak megfelelően történik-e,
- a szerződésekben rögzített pénzügyi kötelezettséget a megállapodás szerint teljesítik-e? Dokumentumok, nyilvántartások mintavételes ellenőrzése
(helyszíni ellenőrzés, adatbekérés)
I/1/b)
Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása.
A tárgyévi ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel
I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr.48.§ ab)pont).
A belső ellenőr munkáját a munkatársak segítették, a vizsgált munkafolyamatokról tájékoztatást adtak és rendelkezésre bocsátották a szükséges dokumentumokat.
A belső ellenőr rendelkezik a szükséges szakmai felkészültséggel és tapasztalattal és a feladat ellátásához szükséges regisztrációval.
A tevékenység végzéséhez szükséges tárgyi feltételek rendelkezésre álltak.
Az ellenőrzések során az ellenőrzött területek vezetőivel és az érintett munkatársakkal a megállapítások egyeztetésre kerültek. Az ellenőrzési jelentés-tervezeteket észrevétel nélkül fogadták el.
Az ellenőrzési programban megfogalmazott célok megvalósításához az elvégzett munka elegendő és megfelelő volt ahhoz, hogy a belső ellenőr megalapozott véleményt formáljon.
I/2/a) A belső ellenőrzési egység(ek) humánerőforrás-ellátottsága
A tervekben szereplő feladatok ellátásához szükséges kapacitás rendelkezésre állt.
A belső ellenőrzési feladatok ellátására vállalkozóval kötöttek szerződést.
A belső ellenőr képzettségi szintje és gyakorlata megfelel a jogszabályokban foglaltaknak.
Végzettsége:
- Pénzügyi és Számviteli Főiskola, pénzügyi tagozaton, költségvetési szakirányon
- Okleveles könyvvizsgáló
- Okleveles pénzügyi revizor
A belső ellenőr szakmai továbbképzéséről a vállalkozó saját költségén gondoskodik.
Az év során részt vett:
- a belső ellenőri regisztráció fenntartásához szükséges továbbképzésen, ÁBPE II. rendszerellenőrzés témakörben,
- a mérlegképes könyvelők regisztrációjának érvényben tartásához szükséges továbbképzésen (államháztartási és vállalkozói minősítés),
- szakmai képzéseken, amelyek a tudás karbantartásához szükségesek (belső kontrollrendszer témakörben, adó törvény és államháztartási rendszer változását érintő előadásokon).
A belső ellenőr – külső partner - regisztrációs száma: 5113458
I/2/b)
I/2/c)
A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr.18-19. §-a alapján)
A belső ellenőr tevékenységét közvetlenül a jegyzőnek alárendelve végzi. A belső ellenőr funkcionális függetlensége biztosított. A belső ellenőr nem vesz részt operatív feladatok ellátásában.
Összeférhetetlenségi esetek (Bkr.20.§-a alapján)
A belső ellenőrzési vezető tekintetében összeférhetetlenség nem állt fenn, erről az ellenőrzések megkezdése előtt minden esetben nyilatkozott.
I/2/d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
A belső ellenőr jogai, feladatai ellátása során nem sérültek.
I/2/e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó, az ellenőrzés meghiúsulását eredményező tényező nem állt fenn. A belső ellenőri feladatokhoz szükséges eszközök rendelkezésre álltak. A feladat ellátásához a szükséges információt biztosították.
I/2/f) Az ellenőrzések nyilvántartása
A belső ellenőrzési vezető nyilatkozik arról, hogy az elvégzett ellenőrzésekről a Bkr. 22. és 50. § szerinti nyilvántartást vezeti.
A belső ellenőrzési vezető nyilatkozik arról, hogy gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről és szabályszerű, biztonságos tárolásáról.
I/2/g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
A belső ellenőri nyilvántartások naprakész vezetése érdekében javasolt, hogy az intézkedési tervben megfogalmazott feladatok teljesítéséről adjanak tájékoztatást és az esetleges határidő csúszás esetén kezdeményezzék az intézkedési terv módosítását.
I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48.§ ac) pont)
A belső ellenőr tanácsadási tevékenységet elsősorban szakmai konzultáció formájában végzett.
A felmerült kérdések jellemzően a gazdálkodást érintő problémákra, külső ellenőrzések (ÁSZ) által felvetett kérdések megvitatására, új helyzetek értelmezésére, szabályzatok véleményezésére irányultak. Továbbá a belső kontrollrendszer aktualizálásával kapcsolatos kérdések egyeztetésére is sor került.
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr.48. § b) pont)
II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48.§. ba) pont)
A 2020. évben a belső ellenőrzés nem fogalmazott meg kiemelt kategóriába tartozó megállapítást és javaslatot.
A belső kontrollrendszer elemeinek értékelése a tárgyévben lefolytatott ellenőrzések tapasztalatai alapján:
A belső kontrollrendszer a Hivatal vezetésének eszközrendszere, magában foglalja a szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és a szervezeti struktúrákat ahhoz, hogy segítséget nyújtson a vezetésnek céljai eléréséhez, a célok elérését akadályozó események megelőzéséhez, feltárásához és korrigálásához.
II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48.§. bb) pont)
E pontban kerülnek értékelésre a belső kontrollrendszer elemei az ellenőrzött területeken tapasztaltak alapján.
A belső kontrollrendszer hozzájárul ahhoz, hogy a Hivatal és az intézmények tevékenységüket szabályos és hatékony módon folytassák, biztosítva ezáltal a vezetés irányvonalának érvényesülését, a vagyon védelmét, a nyilvántartások teljességét és pontosságát. Fontos, hogy a jól felépített belső kontrollrendszer mindezekről pontos, időbeni információt nyújtson a vezetés számára.
A Hivatal rendelkezik a belső kontrollrendszer szabályzataival (Integrált kockázatkezelés rendje, Szervezeti integritást sértő események kezelése, Ellenőrzési nyomvonal).
Az intézményeknél a belső kontrollrendszer szabályozása még nem történt meg, kivéve az óvoda és a könyvtár esetében azt a részszabályozást, ami az ellenőrzési nyomvonal elkészítésével valósult meg.
1. Kontrollkörnyezet
1.1. Célok és szervezeti felépítés
Az ellenőrzés tapasztalata szerint a vizsgált szervezetek esetében egyértelműen meghatározottak a célok, amelyeket a Szervezeti és Működési Szabályzat is tartalmaz. A jóváhagyott szervezeti struktúra áttekinthető és világos.
1.2. Belső szabályzatok
A jegyző kiadta azokat a szabályzatokat, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.
A munkamegosztási megállapodás értelmében a Hivatal, mint az irányító szerv Kőszeg Város Önkormányzata, gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerve látja el az Intézmény, mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv gazdálkodással kapcsolatos feladatait.
A Hivatal számviteli szabályzatait kiterjesztette az intézményekre. A 2020. évben vizsgált intézmény esetében az intézményvezető hatáskörébe tartozó szabályzatok közül nem készült el a jogszabály által előírt valamennyi szabályzat.
1.3. Feladat-, és felelősségi körök
A Hivatal vezetése fontosnak tartotta, hogy olyan kontrollkörnyezetet alakítson ki, amelyben,
- világos a szervezeti struktúra,
- egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok,
- meghatározottak az etikai elvárások,
- átlátható a humánerőforrás-kezelés.
1.4. A folyamatok meghatározása és dokumentálása
A munkavégzés alapvető feltétele, hogy a tevékenység és feladat tartalma egyértelműen meghatározott legyen. A feladat-specifikus szabályzatok, belső utasítások, folyamatleírások és munkaköri leírások együttesen biztosítják a folyamatok egyértelmű meghatározását és a dokumentálás rendjét.
A Hivatal munkafolyamatait modellezte és összeállította az ellenőrzési nyomvonalat. Az ellenőrzés javaslata, hogy egyes munkafolyamatokra még el kell készíteni az ellenőrzési nyomvonalat. Indokolt továbbá egyes szakterület esetében eljárásrend kidolgozása.
1.5. Humán-erőforrás
A Hivatal által megfogalmazott cél, hogy az ellátandó feladatokhoz megfelelően képzett állomány álljon rendelkezésre, amely jellemzően megvalósul.
1.6. Etikai értékek és integritás
Az etikai értékek és az integritás szempontjainak rögzítése és azok betartása a Hivatal és az intézmények működése szempontjából is meghatározó jelentőséggel bír. A Hivatal vezetése mind a szabályzatokon keresztül, mind magatartásával megfelelő módon mutat irányt a munkatársak számára az etikai normák betartásával kapcsolatban.
2. Integrált kockázatkezelési rendszer
2.1. Kockázatok meghatározása és felmérése
A kockázatok feltárása, azonosítása során a Hivatal céljainak elérését veszélyeztető kockázatok számbavétele történik, figyelemmel a külső és belső kockázatokra is. A kockázatok feltárásában a tevékenységekkel mindennapi szinten foglalkozó alkalmazottak, különösen a vezetők egyaránt részt vesznek.
A Hivatal elkészítette és hatályba helyezte Integrált kockázatkezelési szabályzatát. A folyamatalapú kockázatkezelési rendszer a Hivatal minden tevékenységére kiterjed, és egységes módszertan és eljárások alkalmazásával, a Hivatal célkitűzéseinek és értékeinek figyelembevételével biztosítja a kockázatok azonosítását, azok meghatározott kritériumok szerinti értékelését, valamint a kockázatok kezelésére vonatkozó intézkedési terv elkészítését és az abban foglaltak nyomon követését.
2.2. A kockázatok elemzése és értékelése
A szabályzat értelmében a Hivatalnak Kockázatkezelési Munkacsoportot kell létrehozni, amelynek feladata lenne a különböző fórumokon azonosított kockázatok rendszerezése, az esetleges duplikációk kiszűrése.
A Hivatal a Kockázatkezelési Munkacsoportot még nem állította fel.
A kockázatkezelés legeredményesebb eszköze a hatékony folyamatba épített ellenőrzés. A szervezet kockázatokra való hajlamosságának – kockázatérzékenységének, kockázattűrésének – értékelésének általános célja minden esetben az, hogy a célok elérését veszélyeztető kockázatokat azonosítsa és értékelje a válaszlépések (intézkedések) meghatározása érdekében.
2.3. Kockázatok integrált kezelése
A kockázatkezelés során felmérik a Hivatal tevékenységében és gazdálkodásában rejlő kockázatokat, meghatározzák az egyes kockázatokkal kapcsolatban szükséges intézkedéseket és hangsúlyt fektetnek azok teljesítésének folyamatos monitoringjára.
A kockázatok észlelése és annak jelzése a vezetés felé, valamennyi dolgozó feladata. Fontos, hogy a szakterület vezetője rendszeresen ellenőrizze az általa irányított területet, és alakítsa ki az ellenőrzés dokumentálásának rendjét. A vezetői ellenőrzéssel lehet mielőbb felismerni, hogy a munkafolyamatokban hol jelenik meg a kockázat, amelynek megszüntetésére így lehet időben reagálni.
2.4. A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata
A Hivatal vezetése gondot fordít az intézményi szintű kockázatkezelési rendszer teljes folyamatára.
2.5. Súlyos szervezeti integritást sértő események
A Hivatal vezetése kiemelt figyelmet fordít a súlyosabb szabálytalanságok a szervezeti integritást sértő események (csalás, korrupció) megelőzésére.
Fontosnak tartom, hogy mielőbb bízzanak meg munkatársat a belső kontroll koordinátori feladatok ellátására.
3. Kontrolltevékenységek
3.1. Kontroll stratégiák és módszerek
A stratégiai célkitűzések alapozzák meg a Hivatal törvényes és hatékony működését. A Hivatal egészére vonatkozó stratégiai célokhoz, és az azokhoz kapcsolódó egyéb célokhoz kell kapcsolódnia a vezetés kontrollstratégiájának is, tartalmazva
- az elérendő stratégiai célok egységes értelmezésének biztosítását, az eredményesség növelését gátló, késleltető kockázatoknak, és a kezelésükre kialakított módszereknek a megalapozását;
- a költségvetési szerv minden alkalmazottjának megfelelő orientálását a kockázatok és várható hatásuk olyan, időben való jelzésére, amikor még megelőző módon lehet a védekező intézkedéseket, döntéseket meghozni;
- a kockázatok kialakított kezelési gyakorlatának minden alkalmazott általi elfogadtatását, és a jó munkahelyi légkör megteremtésével, a kockázatkezelésben való részvételre való ösztönzését;
- megfelelő kockázatkezeléssel a vezetés kockázatkezelési tevékenységéről szóló jelentés körültekintő, teljes körű és megbízható elkészítését.
A belső kontrollokat úgy kell beépíteni a szervezet működésébe, hogy azok a tervezés, a végrehajtás, a folyamatos figyelemmel kísérés és az értékelés (monitoring) alapvető irányítási folyamatainak integrált részévé váljanak.
3.2. Feladatkörök szétválasztása
Az egyes munkafolyamatokkal kapcsolatos végrehajtási és engedélyezési feladatokat külön választották. A gazdálkodási hatáskörök meghatározásánál mind a szabályzatokban, mind a gyakorlatban figyelembe vették a jogszabályi előírásokat, és a hatásköröket ennek megfelelően delegálták.
3.3. A feladatvégzés folytonossága
A Hivatal vezetése fontosnak tartja, hogy a kilépő dolgozók írásban rögzítsék és átadják az általuk ellátott feladatokkal kapcsolatos információkat. A gyakorlatban ennek kivitelezése eltérő, esetenként a munkaköri feladatok részletes átadása - jegyzőkönyvbe rögzítetten – nem valósul meg.
A Hivatal a 2020. évben elkészítette az átadás-átvétel esetén követendő eljárást.
4. Információ és kommunikáció
4.1. Információ és kommunikáció
A heti rendszerességgel tartott vezetői értekezlet biztosítja az információhoz való hozzáférést, majd az adott terület vezetője tájékoztatást ad a munkatársaknak.
A gazdasági területen alkalmazott számítástechnikai programokhoz való hozzáférés szabályozott. A döntéshozatalhoz, az intézkedések meghozatalához a szükséges információ biztosított.
4.2. Iktatási rendszer
A Hivatalban kialakították az informatikai alapokra épülő iktatási rendszert. Továbbá meghatározták a dokumentumokhoz való hozzáférési jogosultságot.
4.3. Szervezeti integritást sértő események jelentése
A Hivatal rendelkezik a szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendjével. A szabályzat célja, hogy a Hivatal működésével összefüggő visszaélésekre, szabálytalanságokra és integritási, korrupciós kockázatokra vonatkozó bejelentések fogadására és kivizsgálására az általános eljárásrend meghatározásával hozzájáruljon a korrupciós kockázatok Hivatalon belüli hatékony kezeléséhez, valamint az Intézmény korrupcióval szembeni ellenálló képességének javításához.
5. Nyomon követési rendszer (monitoring)
5.1. A szervezeti célok megvalósításának nyomon követése
Kialakították az Önkormányzat és a Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszert, mely az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. A működésben érvényesül az elszámoltathatóság, az átláthatóság és a felelősség követelménye.
A vezetői ellenőrzések dokumentálása nem valósul meg minden esetben.
5.2. A belső kontrollok értékelése
A monitoring rendszerrel szemben általános követelmény, hogy az legyen alkalmas:
- a belső kontrollok működéséről megfelelő, intézkedésekre alkalmas, folyamatos információk biztosítására,
- a tevékenységekben meglévő kockázatok észlelésére, és mérséklésükre, megszüntetésükre vonatkozó javaslatok megtételére,
- a belső ellenőrzés ellenőrzési tapasztalatai hasznosításának értékelésére.
A Hivatal törekszik arra, hogy e követelményrendszernek megfeleljen.
5.3. Belső ellenőrzés
A Hivatal kialakította belső ellenőrzési rendszerét, gondoskodik működtetéséről és funkcionális függetlenségének biztosításáról.
A belső ellenőr tevékenységével részt vesz a monitoring rendszer megvalósításában, feladatát a belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi.
Éves tervét kockázatelemzéssel támasztja alá, amely alapján a belső ellenőr rangsorol és teszi meg javaslatát az éves ellenőrzési tervre. A vizsgálatokról készített ellenőrzési jelentésben megfogalmazza megállapításait és javaslatot tesz a vezetés részére a felmerült problémák kijavítására.
III. Intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48.§ c) pont)
Előző évekről áthúzódó intézkedések száma: 12 db
2020. évi intézkedések száma: 16 db
Összesen intézkedések száma: 28 db
ebből: megvalósult 11 db
nem valósult meg 17 db
A 2020. évi intézkedések száma nem tartalmazza három, 2020. évi ellenőrzés javaslatai alapján összeállított intézkedési terv adatait, mivel azok 2021. évben kerültek kiadásra:
- a Jurisics-vár Művelődési Központ és Várszínház működési szabályozottságának és gazdálkodásának vizsgálata tárgyú ellenőrzés zárására 2020. év végén került sor,
- a 2018. évi ellenőrzések utóellenőrzése és a
- a szerződés-nyilvántartás rendjének vizsgálata tárgyú
ellenőrzések zárása pedig 2021. évben történt meg.
A fenti három ellenőrzés esetén az intézkedési tervek összesen 34 intézkedést tartalmaznak, ez az adat a 2020. évi éves ellenőrzési jelentés III. pontjában nem szerepel.
Készítette: Teveliné Bándi Mária belső ellenőrzési vezető
Kőszeg, 2021. április 21.
Dr. Zalán Gábor s.k.
jegyző
(A mellékletet lsd. a letölthető formátumban.)
HATÁROZATI JAVASLAT
Kőszeg Város Polgármestere a katasztrófavédelemről és a hozzá kapcsolódó egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CXXVIII. törvény 46. § (4) bekezdése alapján a 2020. évi ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentést jóváhagyja.
