2016. Április 28., Csütörtök, 09:00 óra, Városháza tanácskozó terme: nyilvános ülés

10. napirendi pont:
A 2015. évi ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentés.

Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal
ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉSE
2015.
























Vezetői összefoglaló

Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 119. § (3) bekezdése szerint: „A jegyző köteles - a jogszabályok alapján meghatározott - belső kontrollrendszert működtetni, amely biztosítja a helyi önkormányzat rendelkezésére álló források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását” – illetve a (4) bekezdése kimondja „ A jegyző köteles gondoskodni - a belső kontrollrendszeren belül - a belső ellenőrzés működtetéséről az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és a nemzetközi belső ellenőrzési standardok figyelembevételével.

Az önkormányzat belső ellenőrzési vezetője – a Kormányrendelet által meghatározott tartalommal – elkészítette a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal 2015. évre vonatkozó belső ellenőrzési tervét, amelyet az önkormányzat képviselő testülete elfogadott.

A 2015. évre szóló költségvetési törvény – mint ahogy már 2013 és 2014 évre sem - a belső ellenőrzési feladatok ellátására normatív támogatást nem tartalmazott ezért a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal saját költségvetése terhére vállalkozási szerződést kötött a belső ellenőri feladat ellátására.

A Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal ellátja az alábbi, önállóan működő valamint az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek és a nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodásának vitelével és számvitelével valamint belső ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat.
 Kőszeg Város Önkormányzata,
 Bozsok Község Önkormányzata,
 Velem Község Önkormányzata,
 Chernel Kálmán Városi Könyvtár,
 Jurisics-vár Művelődési Központ és Várszínház,
 Kőszegi Horvát Nemzetiségi Önkormányzat,
 Kőszegi Német Nemzetiségi Önkormányzat,
 Kőszegi Roma Nemzetiségi Önkormányzat,
 Városi Múzeum,
 Kőszeg Város és Térsége Társulása és az irányítása alá tartozó költségvetési szervek.

Az államháztartás számvitelének 2014. évi megváltozásával kapcsolatos feladatokról szóló 36/2013.(IX.13) NGM rendeletnek való megfelelés nagyon sok többletfeladatot rótt az önkormányzat pénzügyi feladatait ellátókra, melyet a dolgozók nagy erőfeszítéssel igyekeztek teljesíteni.

I. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. § aa) pont)

A 2015. évi éves ellenőrzési terv az önállóan működő valamint az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervekre vonatkozóan összesen 14 ellenőrzési programot tartalmazott, melyek megvalósultak. Soron kívüli – terven felüli - ellenőrzésre nem került sor.
Az ellenőrzési jegyzőkönyvek elkészültek, azok egy-egy példánya a Közös Önkormányzati Hivatal iktatott dokumentumai között megtalálhatók.

Az ellenőrzések során az ellenőrzöttekkel a kapcsolattartás probléma-mentes volt. Az ellenőrzési tevékenység, az ellenőri jogosultságok gyakorlásának akadályoztatására nem került sor.







Tárgy Cél Módszer
KŐSZEG: Az önkormányzat éves költségvetés tervezésének vizsgálata
annak megállapítása, hogy a 2015. évi feladatok végrehajtásához javasolt előirányzatok a koncepcióban megfogalmazottak, illetve a fenntartó által hozott döntései figyelembevételével lettek-e kialakítva. A tervezés során figyelemmel voltak-e a költségvetési törvény és egyéb jogszabályok előírásaira. dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL: Vagyonkezelési szerződésből fakadó kötelezettségek teljesítése annak megállapítása, hogy a vagyonkezelési szerződésből fakadó kötelezettségek teljesítése megfelelő-e dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal Pályázatok pénzügyi elszámolása Pályázatok pénzügyi elszámolása dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal Közbeszerzési eljárások a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó eljárások rendje megfelelően szabályozott-e, a közbeszerzési eljárás lefolytatásában megfelelően érvényesültek-e a közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. tv. előírásai dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Városi Könyvtár működése az intézmény szabályozottsága, működése, gazdálkodása megfelel-e a vonatkozó törvényi előírásoknak és az Alapító által kitűzött céloknak dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Közös Önkormányzati Hivatal munkaerő- gazdálkodási a meglévő létszám elegendő-e a feladatok elvégzéséhez, a munkavégzés hatékony-e, a munkaköri leírásokban, szabályzatokban foglaltak összevetése a tényleges munkavégzéssel dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Közös Önkormányzati Hivatal Bérleti díjak vizsgálata
a bérbeadási tevékenység, a helyiségekkel való gazdálkodás szabályszerűségének, a bérleti díjak megállapításának, elszámolásának, nyilvántartásának, beszedésének szabályszerűségi vizsgálata, bérleti szerződések meglétének, tartalmi megfelelőségének ellenőrzése dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Óvoda, Térítési díjak beszedésének ellenőrzése, étkezés nyilvántartás az étkezési térítési díjak beszedése, nyilvántartása, elszámolása a jogszabályi előírásoknak és a belső szabályozásoknak megfelelően, szabályosan történik-e dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal Pénzgazdálkodási jogkörök rendjének, ellátásának ellenőrzése kötelezettség-vállalás, ellenjegyzés, szakmai teljesítés-igazolás, érvényesítés, valamint utalványozás helyi szabályai kialakításra kerültek-e, a gyakorlati eljárás és a dokumentálás során a jogszabályi és a helyi szabályozás előírásai betartásra kerülnek-e dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő intézmények közötti munkamegosztási megállapodás megfelelőségének, az abban foglaltak ellenőrzése a Polgármesteri Hivatal, mint önállóan működő és gazdálkodó intézmény, valamint az önállóan működő intézmények között kötött munkamegosztási megállapodások tartalma megfelel-e az előírásoknak, tartalmazza-e a felek közötti munka- és feladatmegosztást dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi

Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel, ezzel kapcsolatos intézkedés megtételére nem került sor.

II. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. § ab) pont)

Az önkormányzat belső ellenőrzéséhez szükséges személyi és tárgyi feltétek rendelkezésre álltak. Az ellenőrzési tevékenységet akadályozó tényező nem merült fel.

Az ellenőrzési megállapítások a helyszíni vizsgálat során megtárgyalásra kerültek.


Ellenőrzött szervezeti egység és az ellenőrzés tárgya Ellenőrzés során tett megállapítás(ok) intézkedési javaslat
KŐSZEG: Az önkormányzat éves költségvetés tervezésének vizsgálata A 2015. évre vonatkozó adatokat a költségvetési rendelettervezet elkészítéséhez felül-vizsgálták a változó gazdasági környezetet, az önkormányzat rendeleteit., Figyelembe vették az előző év teljesítési adatait is, és ennek megfelelően állapították meg a főbb keretszámokat. A költségvetési rendelet-tervezetet az illetékes bizottságok megtárgyalták.
A rendeletben rögzítették a 2015. évi költségvetés végrehajtásának szabályait és meghatározták a létszámkeretet is.
Az önkormányzat által elkészített rendelet megfelelt a jogszabályi előírásoknak.
az önkormányzat ez irányú tevékenységét jó színvonalúnak ítéljem. Intézkedési javaslat megtételére nem került sor.
KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL: Vagyonkezelési szerződésből fakadó kötelezettségek teljesítése Az önkormányzat vagyonrendelete a törvényi előírásoknak megfelelően készült. A vagyon nyilvántartására számítógépes programot használnak, mely tartalmazza mindazokat az adatokat, melyeket a törvény előír. Az értékcsökkenés elszámolása a jogszabályi előírásoknak megfelelően történik. A főkönyvi és analitikai nyilvántartások egyezőségét biztosítják. Az önkormányzat honlapján közzé kell tenni a szerződéseket, valamint a közös hivatal belső szabályzatait.
Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal Pályázatok pénzügyi elszámolása A Közös Önkormányzati Hivatal a pályázati támogatásokat szerződésenként tartja nyilván. A leigazolt számlákat időben beküldték a pályázatkezelőnek, hogy a támogatási összegeket mielőbb megkapják. intézmény ez irányú tevékenységét jó színvonalúnak ítéljem. Intézkedési javaslat megtételére nem került sor.
Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal Közbeszerzési eljárások 2015. évben ellenőrzött közbeszerzési eljárások a közbeszerzési törvény és az önkormányzat közbeszerzési szabályzatában rögzítetteknek megfelelően kerültek lebonyolításra. A közbeszerzési eljárások tervezése, az eljárásokról készült tájékoztatók, ajánlati felhívások a város honlapján megtalálhatók. (http: www.koszeg.hu/kozbeszerzések intézmény ez irányú tevékenységét jó színvonalúnak ítéljem. Intézkedési javaslat megtételére nem került sor.
Városi Könyvtár működése A könyvtár működéséhez szükséges tárgyi eszközök rendelkezésre állnak. Eszközeiket, önkormányzati fejlesztésből, pályázatokból, érdekeltségnövelő támogatásokból, pénzmaradványaiból biztosítja. A könyvtár sokrétű munkájához kevés a dolgozói létszám. az intézmény ez irányú tevékenységét jó színvonalúnak ítéljem. Intézkedési javaslat megtételére nem került sor.

Közös Önkormányzati Hivatal munkaerő- gazdálkodási A pénzügyi osztály által ellátandó feladatok sokkal szerteágazóbbak, mint amit nagyvonalakban az osztály feladatköre tartalmaz. A pénzügyi jogszabályok előírásának változásával (új szakfeladat rend bevezetése, havonta mérleg és pénzforgalmi jelentések készítése) az ügyintézők feladata és leterheltsége jelentősen megnőtt, melynek elvégzéséhez gyakran nem elegendő a napi 8 óra önkormányzat ez irányú tevékenységét jó színvonalúnak ítéljem. A pénzügyi osztály dolgozóinak munkaköri leírását kiegészíteni a felelősség meghatározásával.
A pénzügyi osztály dolgozóinak létszámát a feladatok arányában szükséges bővíteni
Közös Önkormányzati Hivatal Bérleti díjak vizsgálata
Kőszeg városban az önkormányzati tulajdonú bérlakások és helyiségek bérbeadója a Kőszegi Városüzemeltető és Kommunális Szolgáltató Nonprofit Kft., amely egyúttal a vagyonkezelési feladatokat is ellátja A Kft a lakásbérleti szerződéséket a törvény és önkormányzati rendelet alapján készítette el. A nyilvántartásokat naprakészen – számítógépes programmal vezeti. Intézkedési javaslat megtételére nem került sor.

Óvoda, Térítési díjak beszedésének ellenőrzése, étkezés nyilvántartás Az óvodatitkár rendelkezik munkaköri leírással, mely szerint nyilvántartja, vezeti és naponta jelenti az étkezők létszámát, figyelemmel kíséri az ingyenes vagy kedvezményes étkező gyermekek jogosultságát, beszedi az étkezői térítési díjat. Az étkezők nyilvántartásának és a mulasztási napló adatainak szúrópróba szerű ellenőrzése során eltérést nem tapasztaltam.
Az étkezők nyilvántartásának és a mulasztási napló adatainak szúrópróba szerű ellenőrzése során eltérést nem tapasztaltam. Intézkedési javaslat megtételére nem került sor.

Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal Pénzgazdálkodási jogkörök rendjének, ellátásának ellenőrzése A Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal elkészítette a pénzkezelési szabályzatát, mely tartalmazza a szükséges nyilatkozatokat, jogköröket, felhatalmazásokat, aláírási címpéldány másolatokat, de sok esetben az aláírók csak szignót használnak, ezért aláírás-mintájuk mellett a szignót is fel kell tüntetni, mert így az ellenőrzés során nem lehet beazonosítani.
Közös Önkormányzati Hivatal használja a jogszabályi előírásoknak megfelelő – utalványrendeletet, melyet a POLISZ számítógépes program állít elő. Az utalványrendeleten a kötelezettségvállalás nyilvántartási száma feltüntetésére került. Az utalványokat az utalványozó, az érvényesítő aláírta, de sok esetben a szabályzat A szakmai teljesítés igazolására „A beszerzés szükségességét és teljesítést igazolom” feliratú bélyegzőt használják dátummal és aláírással kiegészítve.
A pénztári bizonylatok időrendi sorrendben lefűzésre kerültek. Az intézmények készpénzes rovat-elszámolási íven feltüntetett számláiról a POLISZ programmal utalványt állítanak ki.
A számlák, a napló tételek és a könyvelési adatok között eltérést nem tapasztaltam. intézmény ez irányú tevékenységét jó színvonalúnak ítéljem. Aláírási mintánál a rendes aláírás mellett a szignó is kerüljön feltüntetésre.

Önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő intézmények közötti munkamegosztási megállapodás megfelelőségének, az abban foglaltak ellenőrzése A Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal a fenti jogszabályok figyelembevételével megállapodást kötött a Chernel Kálmán Városi Könyvtárral. a Szociális gondozóközpont, a Központi Művészeti Óvoda-bölcsőde többcélú Közös Igazgatású Köznevelési intézmény, a Jurisics vár Művelődési Központ és várszínház, a Városi Múzeum, az Újvárosi óvoda megállapodása is.
melyben rögzítettek az önkormányzat és az intézmények feladatait. intézmény ez irányú tevékenységét – a kisebb hiányosságok ellenére - jó színvonalúnak ítéljem. A megállapodásokban rögzíteni kell a felelősséget is.
Az iktatást az ügy keletkezési idején végezzék el.



III. A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottsága
Az önkormányzat önálló belső ellenőrzési egységgel nem rendelkezik, ezért e tevékenységet külső vállalkozóval – megbízási szerződés alapján végeztette el.

IV. A belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása

Az intézmény belső ellenőrét 2010 évben a Pénzügyminisztérium 5112703 regisztráció számmal nyilvántartásba vette, így a költségvetési szerveknél belső ellenőri tevékenység folytatásához engedéllyel rendelkezik. A NAV képzési, egészségügyi és Kulturális Intézete által kiállított tanúsítvány szerint a szakmai továbbképzés követelményeit teljesítette.

Az intézmény belső ellenőrzésének funkcionális függetlensége biztosított. A belső ellenőr nem vett részt olyan tevékenységek ellátásában, amelyek a szervezet operatív működésével kapcsolatosak. Összeférhetetlenségi eset az ellenőrzött szervezet és az ellenőrzött között nem merült fel.


A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos korlátozások, problémák nem voltak.

A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők nem voltak.

Az ellenőrzések nyilvántartása

A belső ellenőr vezeti az elvégzett belső ellenőrzésekről a Bkr. 22. és 50. § szerinti nyilvántartást. Az ellenőrzési dokumentumok az önkormányzat részére átadásra kerültek. Megőrzésükről az önkormányzat – az iratkezelési szabályzatának megfelelően gondoskodik.

A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján

Az Áht. 69.§ alapján a belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok:
- a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre,
- az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és
- megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól.
A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője, a jegyző felelős.
A Ber. 3-4.§-i értelmében a költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében - a szervezet minden szintjén érvényesülő – megfelelő
a) kontrollkörnyezet,
b) kockázatkezelési rendszer,
c) kontrolltevékenységek,
d) információs és kommunikációs rendszer, és
e) nyomon követési rendszer (monitoring) kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért.
A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek biztosítják, hogy
- a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal, valamint a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség követelményeivel,
- az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra,
- megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan, és
- a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével.
Az Áht. rendelkezései alapján a rendszer kiépítésének kötelezettsége a költségvetési szervek vezetőinek feladatkörébe tartozik, függetlenül attól, hogy azok önállóan működő és gazdálkodónak, vagy csak önállóan működőnek minősülnek-e.

A folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés keretében a pénzügyi dokumentumok készítése, a döntések, gazdálkodási jogkörök, beszámolási területek szabályozásra kerültek.
A szervezet belső kontrollrendszerének működése szempontjából magas kockázatot jelentő intézkedésre nem került sor.

Az éves ellenőrzési jelentést készítette: Kőszegfalviné Pajor Klára belső ellenőr.

Az előterjesztést a Pénzügyi, Jogi és Rendészeti Bizottság megtárgyalta és egyhangúlag elfogadásra ajánlja.


Szombathely, 2016. április 21.

A polgármester nevében:

Dr. Zalán Gábor s. k.
jegyző



HATÁROZATI JAVASLAT

Kőszeg Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a 2015. évi ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentést jóváhagyja.