2019. Április 25., Csütörtök, 09:00 óra, Városháza tanácskozó terme: nyilvános ülés

5. napirendi pont:
Jelentés a 2018. évi belső ellenőrzési terv végrehajtásáról.

2018. ÉVI ELLENŐRZÉSI JELENTÉS

Vezetői összefoglaló
Az Önkormányzat és a Hivatal működésében a 2018. évben is elsődleges feladat volt a kötelező és a vállalt feladatok ellátása. Kiemelt szempont volt, hogy mindezt magas színvonalon és szabályosan végezze a Hivatal valamennyi dolgozója.
Ennek érdekében hangsúlyos szerepet kapott a kialakított belső kontrollrendszer szabályszerű, eredményes, gazdaságos és hatékony működésének megteremtése.
Meghatározó szempont volt, hogy olyan szervezeti kultúra állandósuljon, amely biztosítja az elkötelezettséget a szervezeti célok és értékek iránt, valamint alkalmas az integritás érvényesítésének biztosítására.
Az elmúlt időszakban is fontos volt és ez továbbiakban is kiemelt jelentőséggel bír, hogy gondoskodni kell:
- a vagyon rendeltetésszerű használatáról,
- a tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáról,
- az előirányzatok célnak megfelelő felhasználásáról,
- a hatékonyság, eredményesség és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséről,
- a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséről, azok teljességéről és hitelességéről,
- a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáról,
- olyan rendszer működtetéséről, amely megfelelő bizonyosságot nyújt az eljárások jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozóan, biztosítja az elszámoltathatóságot, továbbá megfelel a hazai és közösségi szabályoknak,
- arról, hogy a vezetők a szervezet minden szintjén tisztában legyenek a kitűzött célokkal és az azok elérését segítő eszközökkel annak érdekében, hogy végre tudják hajtani a meghatározott feladatokat és értékelni tudják az elért eredményeket.
A jogszabályi kötelezettségek megvalósítása érdekében a Hivatal rendelkezik a szükséges szabályzatokkal. A 2018. évben sor került a számviteli szabályzatok felülvizsgálatára. Esetenként igény mutatkozik arra, hogy modellezzék a munkafolyamatok esetében követendő eljárásrendet.
Kiemelt szerepet kap az integrált kockázatkezelés megvalósítása a gyakorlatban.
A 2018. évben a Hivatalban nem történt szervezeti integritást sértő esemény.
A kialakított információs és kommunikációs rendszer biztosítja, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljussanak az illetékes szervezeti egységekhez, illetve személyekhez. Biztosított, hogy a belső információs és kommunikációs rendszer a vezetés által kitűzött célok, a teljesítésükkel összefüggő feladatok teljesítését szolgáló előírások, követelmények és feltételek minden illetékes munkatárshoz eljussanak.
A Hivatalban kialakított ellenőrzési rendszer adatszolgáltatással, számonkéréssel, beszámoltatással valósult meg. Az utólagos monitoring tevékenység a belső és a vezetői ellenőrzések keretében történik meg.
A monitoring rendszer részét képező belső ellenőrzés vizsgálati feladatai során megállapításokat és ajánlásokat fogalmazott meg az ellenőrzöttek részére. Az ellenőrzéseket követően intézkedési terv kiadására került sor, amely határidőt és felelőst jelölt meg.

Tartalomjegyzék
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. §. a) pont)
I/1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr.48.§ aa) pont
I/1/a) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése
I/1/b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása
I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr.48.§ ab) pont)
I/2/a) A belső ellenőrzési egység(ek) humánerőforrás- ellátottsága
I/2/b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. §-a alapján)
I/2/c) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. §-a alapján)
I/2/d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
I/2/e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
I/2/f) Az ellenőrzések nyilvántartása
I/2/g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48.§ ac) pont)

II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48.§ b) pont)
II/1 A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. § ba) pont)
II/2 A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. § bb) pont)

III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. § c) pont)
Mellékletek



I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. §. a) pont)

A belső ellenőr tevékenységét a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet és a Belső ellenőrzési kézikönyv alapján végezte.
A 2018. évre összeállított ellenőrzési tervet a Kőszeg Város Önkormányzata és a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal alapfeladataira figyelemmel készítették el. Az ellenőrzési tervben jelentős szerepet kapott a közbeszerzések ellenőrzése, valamint az intézmények esetében a gazdasági feladatok áttekintése. A beszámolás évében az óvodák belső ellenőrzése került sorra.
2018. évben a belső ellenőrzési feladatok ellátásánál személyi változás történt.
Az intézmény vezetése és az új belső ellenőr áttekintette az ellenőrzésre kijelölt területeket és úgy ítélte meg, hogy szükséges a jóváhagyott ellenőrzési tervet módosítani. A módosítást indokolta például a szabályzatok aktualizálásának fontossága.
Az ellenőrzési feladatok megkezdését megelőzően ellenőrzési program összeállítására került sor.
A 2018. évben valamennyi vizsgálatról ellenőrzési jelentés készült, amelynek tartalmát a vizsgált szakterületeken megismerhették és arról véleményt mondhattak. Az ellenőrzési jelentés megállapításokat és javaslatokat tartalmazott.
A vizsgálatok során hangsúlyt kapott a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek megfelelőségének vizsgálata.
A belső ellenőr a szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel értékelte az ellenőrzött szakterület kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát.
Az ellenőrzések során a belső ellenőr a belső kontrollrendszer működésének fontosságára is felhívta a figyelmet.
Az ellenőrzési jelentésekben megfogalmazott javaslatokat figyelembe véve intézkedési terv kiadására került sor minden esetben.

I/1.
1/1/a)












Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr.48.§ aa) pont
A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése:

A 2018. év során a belső ellenőrzési terv módosítására került sor, amelyet az alábbi körülmények indokoltak:
A 2017. évben összeállított ellenőrzési tervet a Kőszeg Város Önkormányzata és a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal alapfeladataira figyelemmel készítették el. 2018. évben a belső ellenőrzési feladatok ellátásánál személyi változás történt.
Az intézmény vezetése és az új belső ellenőr áttekintette az ellenőrzésre kijelölt területeket és úgy ítélte meg, hogy szükséges a jóváhagyott ellenőrzési tervet módosítani. A módosítást a szabályzatok aktualizálásának fontossága – mint kockázat – indokolta.

A módosítás részletei:
- a 2018. évre tervezett közbeszerzési eljárások ellenőrzésére kijelölt témák egy részét már a 2017. évben vizsgálta a belső ellenőr.
- A fennmaradó közbeszerzések egy vizsgálati feladatba kerültek összevonásra.
- A vezetés és a 2018. évtől a belső ellenőrzési feladatok ellátásával megbízott vállalkozó úgy ítélte meg, hogy fontos és időszerű a számviteli szabályozottság vizsgálatát ütemezni.

1. A közbeszerzési eljárások ellenőrzése I. Temető utca, JMG kosárlabdapálya, Egészségház, kerékpárút felújítása
A tervezett vizsgálat a 2018. évi ellenőrzési feladatokból kimarad, tekintettel arra, hogy az abban kijelölt közbeszerzések ellenőrzése a 2017. évben megtörtént.

4. A közbeszerzési eljárások ellenőrzése II. Központi Művészeti Óvoda és Többcélú KIKI részleges (hátsó épületrész) felújítása,
Béri Balog Ádám Általános Iskola szennyvízelvezető rendszer és aljzat részleges felújítása

6. A közbeszerzési eljárások ellenőrzése III. Tűzoltóság építése
A 4. és 6. sorszám alatt tervezett ellenőrzések egy vizsgálati feladatba összevontan kerültek ellenőrzésre.


A megvalósult 2018. évi ellenőrzések:

Tárgy Cél Módszer

A számviteli folyamatok szabályozásának ellenőrzése
- Számviteli politika, valamint ennek keretében elkészített
Eszközök és források értékelési szabályzata,
Eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata,
Pénzkezelési szabályzat,
Önköltségszámítás rendjére vonatkozó szabályzat
- Számlarend Az ellenőrzés célja annak vizsgálata, hogy
- az ellenőrzésre kijelölt szabályzatokat a jogszabályi előírásoknak megfelelően készítették-e el,
- a szabályzatok a helyi sajátosságokat tartalmazzák-e,
- a szabályzatok tartalma megfelelő iránymutatást nyújt a gyakorlati feladatok ellátásához?
Dokumentumok, nyilvántartások ellenőrzése
A térítési díjak beszedésének ellenőrzése Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy
- a térítési díjak beszedését szabályosan végzik-e?
Dokumentum alapú, interjú

A közbeszerzési eljárások ellenőrzése
Az ellenőrzésre kijelölt témák:
- A Központi Óvoda és Többcélú KIKI részleges (hátsó épületrész) felújítása,
- Béri Balog Ádám Általános Iskola szennyvízelvezető rendszer és aljzat részleges felújítása,
- Tűzoltóság építése. Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy
- a közbeszerzési eljárások szabályszerűsége biztosított-e,
- a közbeszerzések lebonyolítása során a jogszabályi előírásoknak megfelelően jártak-e el,
- minden értékhatár feletti beszerzés, szolgáltatás, beruházás esetén lebonyolították-e a közbeszerzési eljárást?
Dokumentumok, nyilvántartások ellenőrzése
A Központi Óvoda működési szabályozottságának vizsgálata Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy
- megfelelő-e a szabályozottság és a működés?
Folyamatok, dokumentumok, szabályzatok ellenőrzése. Megfigyelésen alapuló vizsgálat

Az Újvárosi Óvoda működési szabályozottságának vizsgálata
Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy
- megfelelő-e a szabályozottság és a működés? Folyamatok, dokumentumok, szabályzatok ellenőrzése. Megfigyelésen alapuló vizsgálat

Reprezentációs kiadások rendje
Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy
- a reprezentációs kiadások kezelésének rendje megfelel-e a hatályos jogszabályoknak és a helyi szabályozásnak?
Dokumentum alapú, interjú


I/1/b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása.

A tárgyévi ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel


I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr.48.§ ab)pont.

Az Önkormányzat belső ellenőrzési tevékenységének külső szolgáltató bevonásával történő megszervezése a feladat ellátásához megfelelő biztonságot ad.
A belső ellenőrzés során az intézmény dolgozói minden esetben biztosították a szükséges információt, a dokumentumokat rendelkezésre bocsájtották.
A belső ellenőr a feladat ellátásához szükséges regisztrációval rendelkezik.
A tevékenység végzéséhez szükséges tárgyi feltételek rendelkezésre álltak.
A vizsgálat során az ellenőrzési programban megfogalmazott célok szerinti tényleges ellenőrzési munka elégséges volt ahhoz, hogy a belső ellenőr megalapozott véleményt formálhasson.

I/2/a) A belső ellenőrzési egység(ek) humánerőforrás-ellátottsága
A tervekben szereplő feladatok ellátásához szükséges kapacitás rendelkezés állt. A tervezett ellenőrzések tényleges megvalósítását a belső ellenőr személyében beálló változás miatt már az új megbízott vállalkozás vitte végig.
A belső ellenőr képzettségi szintje és gyakorlata megfelel a jogszabályokban foglaltaknak.
Végzettsége:
- Pénzügyi és Számviteli Főiskola, pénzügyi tagozaton, költségvetési szakirányon
- Okleveles könyvvizsgáló
- Okleveles pénzügyi revizor
A belső ellenőr szakmai továbbképzéséről a belső ellenőrzést ellátó vállalkozás gondoskodik, saját költségére.
Az év során részt vett:
- a belső ellenőrök regisztrációjához szükséges továbbképzésen a közbeszerzések ellenőrzése témakörben,
- a mérlegképes könyvelők regisztrációjához szükséges továbbképzésen (államháztartási és vállalkozói minősítés),
- szakmai képzéseken, amelyek a tudás karbantartásához szükségesek (adó törvény változásokról, államháztartási rendszer változását érintő változásokról szóló előadások).
A belső ellenőrzés – külső partner - belső ellenőri regisztrációs száma: 5113458



I/2/b)






I/2/c)
A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr.18-19. §-a alapján)
A belső ellenőr tevékenységét közvetlenül a jegyzőnek alárendelve végzi. A belső ellenőr
funkcionális függetlensége biztosított. A belső ellenőr nem vesz részt az Intézmény operatív működésével kapcsolatos feladatok ellátásában.
Összeférhetetlenségi esetek (Bkr.20.§-a alapján)
A belső ellenőrzési vezető tekintetében összeférhetetlenség nem állt fenn.

I/2/d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
A belső ellenőrzési vezető munkája során nem merült fel korlátozás, feladatát a Bkr. 25. § a)-e) pontban megfogalmazottak szerint végezhette.

I/2/e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó, az ellenőrzés meghiúsulását eredményező tényező nem állt fenn. A belső ellenőri feladatokhoz szükséges eszközök rendelkezésre álltak. A feladat ellátásához a szükséges információt biztosították.

I/2/f) Az ellenőrzések nyilvántartása
A belső ellenőrzési vezető nyilatkozik arról, hogy az elvégzett ellenőrzésekről a Bkr. 22. és 50. § szerinti nyilvántartást vezeti.
A belső ellenőrzési vezető nyilatkozik arról, hogy gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, és szabályszerű, biztonságos tárolásáról.

I/2/g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
A 2018. évben az ellenőrzések dokumentálása módosításra került.
A jövőre vonatkozó feladat, hogy a belső ellenőrzési stratégiai terv kidolgozásához új szempontrendszer kerüljön összeállításra.

I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása [Bkr. 48.§ ac) pont]
A belső ellenőr tanácsadási tevékenységet elsősorban szakmai konzultáció formájában végzett.
A felmerült kérdések jellemzően a gazdálkodást érintő problémák, új helyzetek megvitatására irányultak. Továbbá a belső kontroll rendszer aktualizálásával kapcsolatos kérdések egyeztetésére is sor került.

II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján [Bkr.48. § b) pont]

II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok [Bkr. 48.§. ba) pont]
A 2018. évben a belső ellenőrzés nem fogalmazott meg kiemelt kategóriába tartozó megállapítást.
A belső ellenőr észrevételeit a belső kontrollrendszerrel összefüggésben az alábbiakban részletezem.
Kontrollkörnyezet
A szabályzatok aktualizálása jogszabályi kötelezettség, ennek fontosságára felhívtam a figyelmet. Külön kiemelésre került a szabályzatok intézményekre való kiterjesztése és az intézmények általi értelmezés segítése.

Az ellenőrzések tapasztalata szerint fontossá és időszerűvé vált a belső kontrollrendszer elemeinek részletes és teljes körű újra gondolása.
Érteni kell ezalatt Integrált kockázatkezelési szabályzatot, a Szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendjét és az Ellenőrzési nyomvonalat.
A belső kontrollrendszer szabályozása az Önkormányzatra és teljes intézményrendszerére értendő.

Az ellenőrzési nyomvonal a munkafolyamatok modellezésével, az ellenőrzési pontok és felelősök kijelölésével iránymutatást ad a területen dolgozó munkatársaknak. Fontos, hogy az ellenőrzési nyomvonalat a gazdálkodási területen és a szakmai területeken is készítsék el.
Felhívtam a figyelmet a négyszem elv követelményeinek fontosságára.
II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése [Bkr. 48.§. bb) pont]
E pontban kerülnek értékelésre a belső kontrollrendszer elemei az ellenőrzött területeken tapasztaltak alapján.
A belső kontrollrendszer hozzájárul ahhoz, hogy a Hivatal tevékenységét szabályos és hatékony módon folytassa, biztosítva a vezetés irányvonalának érvényesülését, a vagyon védelmét, a nyilvántartások teljességét és pontosságát, továbbá mindezekről pontos, időbeni információkat nyújtson a vezetés számára. A Hivatal vezetése gondot fordít arra, hogy a belső kontrollrendszer szabályzatai aktualizálásra kerüljenek.
1. Kontrollkörnyezet
1.1. Célok és szervezeti felépítés
Az ellenőrzés tapasztalata szerint a vizsgált szervezetek esetében egyértelműen meghatározottak a célok, amelyeket a Szervezeti és Működési Szabályzat is tartalmaz. A jóváhagyott szervezeti struktúra áttekinthető és világos.


1.2. Belső szabályzatok
A jegyző kiadta azokat a szabályzatokat, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A 2018. évben az ellenőrzési terv módosítására került sor és így a szabályzatok egy része is felülvizsgálatra került. A szükséges módosítások érdekében intézkedési terv kiadására került sor.
1.3. Feladat-, és felelősségi körök
A Hivatal vezetése fontosnak tartotta, hogy olyan kontrollkörnyezetet alakítson ki, amelyben,
- világos a szervezeti struktúra,
- egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok,
- meghatározottak az etikai elvárások,
- átlátható a humánerőforrás-kezelés.
1.4. A folyamatok meghatározása és dokumentálása
A munkavégzés alapvető feltétele, hogy a tevékenység és feladat tartalma egyértelműen meghatározott legyen. A feladat-specifikus szabályzatok, belső utasítások, folyamatleírások és munkaköri leírások együttesen biztosítják a folyamatok egyértelmű meghatározását és a dokumentálás rendjét.
1.5. Humán-erőforrás
A Hivatal által megfogalmazott cél, hogy az ellátandó feladatokhoz megfelelően képzett állomány álljon rendelkezésre, amely a gyakorlatban meg is valósul. A 2018. évben a gazdálkodási szakterületen jelentős volt a fluktuáció, amely részben a munkatársak nyugdíjba vonulásából következett.
1.6. Etikai értékek és integritás
Fontos az etikai értékeknek és integritásnak a Hivatal minden egyes tevékenysége esetében történő érvényesítése. A Hivatal vezetése mind a szabályzatokon keresztül, mind magatartásával megfelelő módon mutat irányt a munkatársak számára az etikai normák mindennapi munkavégzés során történő betartásával kapcsolatban.
2. Integrált kockázatkezelési rendszer
2.1. Kockázatok meghatározása és felmérése
A kockázatok feltárása, azonosítása során a Hivatal céljainak elérését veszélyeztető kockázatok számbavétele történik, figyelemmel a külső és belső kockázatokra is. A kockázatok feltárásában a tevékenységekkel mindennapi szinten foglalkozó alkalmazottak, különösen a vezetők egyaránt részt vesznek.
2.2. A kockázatok elemzése és értékelése
A Hivatal rendelkezik kockázatkezelési szabályzattal, azonban annak aktualizálása időszerűvé vált. A munkavégzés során a kockázatok észlelése és annak jelzése a vezetés felé, valamennyi dolgozó feladata. A kockázatkezelés legeredményesebb eszköze a hatékony folyamatba épített ellenőrzés.
A szervezet kockázatokra való hajlamosságának - kockázatérzékenységének, kockázattűrésének – értékelésének általános célja minden esetben, hogy a célok elérését veszélyeztető kockázatokat azonosítsa és értékelje a válaszlépések (intézkedések) meghatározása érdekében. A kockázatok elemzése az egyes kockázatok előfordulási valószínűségének és lehetséges hatásának becslését jelenti.
2.3. Kockázatok integrált kezelése
A kockázatkezelés során felmérik a Hivatal tevékenységében és gazdálkodásában rejlő kockázatokat, meghatározzák az egyes kockázatokkal kapcsolatban szükséges intézkedéseket és hangsúlyt fektetnek azok teljesítésének folyamatos monitoringjára.
2.4. A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata
A Hivatal vezetése gondot fordít a szabályzatok aktualizálására, így az intézményi szintű kockázatkezelési rendszer teljes folyamatára.
2.5. Súlyos szervezeti integritást sértő események
A Hivatal vezetése kiemelt figyelmet fordít a súlyosabb szabálytalanságok (csalás, korrupció), mint kiemelt kockázatok kezelésére.
3. Kontrolltevékenységek
3.1. Kontroll stratégiák és módszerek
A kontrolltevékenységek a szervezeti hierarchia minden szintjén és minden működési területén biztosítják, hogy a vezetés iránymutatásai és instrukciói a célokra ható kockázatok kezelésével kapcsolatban úgy kerüljenek végrehajtásra, hogy a vezetés által meghatározott kockázat a tűréshatáron belül maradjon. A kontrollokat – a folyamat összetettsége és jelentősége függvényében – a szervezeti célokkal összhangban alakították ki.
3.2. Feladatkörök szétválasztása
Az egyes munkafolyamatokkal kapcsolatos végrehajtási és engedélyezési feladatokat külön választották. A gazdálkodási hatáskörök meghatározásánál mind a szabályzatokban, mind a gyakorlatban figyelembe vették a jogszabályi előírásokat, és a hatásköröket ennek megfelelően delegálták.
3.3. A feladatvégzés folytonossága
A Hivatal vezetése fontosnak tartja, hogy a kilépő dolgozók írásban rögzítsék és átadják az általuk ellátott feladatokkal kapcsolatos információkat.
4. Információ és kommunikáció
4.1. Információ és kommunikáció
A heti rendszerességgel tartott vezetői értekezlet biztosítja az információhoz való hozzáférést, majd az adott terület vezetése tájékoztatást ad a munkatársak részére.
4.2. Iktatási rendszer
A Hivatalban kialakították az informatikai alapokra épülő iktatási rendszert. Továbbá meghatározták a dokumentumokhoz való hozzáférési jogosultságot.
4.3. Szervezeti integritást sértő események jelentése
A szervezeti integritást sértő események kezelésére vonatkozó eljárásrendnek kell tartalmazni, hogy a működés során felmerülő visszaélések, szabálytalanságok és integritási, korrupciós kockázatok esetén az ezzel kapcsolatos bejelentés fogadása és kivizsgálása hogyan történjen.
5. Nyomon követési rendszer (monitoring)
5.1. A szervezeti célok megvalósításának nyomon követése

Kialakították az Önkormányzat és a Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszert, mely az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. A működésben érvényesül az elszámoltathatóság, az átláthatóság és a felelősség követelménye.

5.2. A belső kontrollok értékelése

A monitoring rendszerrel szemben általános követelmény, hogy az legyen alkalmas:
- a belső kontrollok működéséről megfelelő, intézkedésekre alkalmas, folyamatos információk biztosítására,
- a tevékenységekben meglévő kockázatok észlelésére, és mérséklésükre, megszüntetésükre vonatkozó javaslatok megtételére,
- a belső ellenőrzés ellenőrzési tapasztalatai hasznosításának értékelésére.
A Hivatal törekszik arra, hogy e követelményrendszernek megfeleljen.

5.3. Belső ellenőrzés
A Hivatal kialakította belső ellenőrzési rendszerét, gondoskodik működtetéséről és funkcionális függetlenségének biztosításáról. A belső ellenőr tevékenységével részt vesz a monitoring rendszer megvalósításában, feladatát a belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi. Éves tervét kockázatelemzéssel támasztja alá, amely alapján a belső ellenőr rangsorol és teszi meg javaslatát az éves ellenőrzési tervre. A vizsgálatokról készített ellenőrzési jelentésben megfogalmazza megállapításait és javaslatot tesz a vezetés részére a felmerült problémák kijavítására.



III. Intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48.§ c) pont)

A 2018. évben intézkedési tervek száma 38 db
ebből: megvalósult 13 db
nem valósult meg, 2019. évre csúszott 2 db
kitűzött határidő: 2019. év 23 db

Készítette: Teveliné Bándi Mária belső ellenőrzési vezető

A belső ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentést megtárgyalta a Pénzügyi, Jogi és Rendészeti Bizottság, a határozati javaslatot a képviselő-testületnek elfogadásra ajánlotta.

Kőszeg, 2019. április 18.


A polgármester nevében:

Dr. Zalán Gábor s. k.
jegyző


(A mellékletet lsd. a letölthető formátumban.)



HATÁROZATI JAVASLAT

Kőszeg Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a 2018. évi ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentést jóváhagyja.