2015. Április 28., Kedd, 09:00 óra, Városháza tanácskozó terme: nyilvános ülés

7. napirendi pont:
A 2014. évi ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentés.

Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal
ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉSE
2014.


Vezetői összefoglaló

Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 119. § (3) bekezdése szerint: „A jegyző köteles - a jogszabályok alapján meghatározott - belső kontrollrendszert működtetni, amely biztosítja a helyi önkormányzat rendelkezésére álló források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását” – illetve a (4) bekezdése kimondja „ A jegyző köteles gondoskodni - a belső kontrollrendszeren belül - a belső ellenőrzés működtetéséről az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és a nemzetközi belső ellenőrzési standardok figyelembevételével.

Az önkormányzat belső ellenőrzési vezetője – a Kormányrendelet által meghatározott tartalommal – elkészítette a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évre vonatkozó belső ellenőrzési tervét, amelyet az önkormányzat képviselő testülete elfogadott.

A 2014. évre szóló költségvetési törvény – mint ahogy már 2013 évre sem - a belső ellenőrzési feladatok ellátására normatív támogatást nem tartalmazott ezért a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal saját költségvetése terhére vállalkozási szerződést kötött a belső ellenőri feladat ellátására.

A Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal ellátja az alábbi, önállóan működő valamint az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek és a nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodásának vitelével és számvitelével kapcsolatos feladatokat.
 Kőszeg Város Önkormányzata,
 Bozsok Község Önkormányzata,
 Velem Község Önkormányzata,
 Chernel Kálmán Városi Könyvtár,
 Jurisics-vár Művelődési Központ és Várszínház,
 Kőszegi Horvát Nemzetiségi Önkormányzat,
 Kőszegi Német Nemzetiségi Önkormányzat,
 Kőszegi Roma Nemzetiségi Önkormányzat,
 Városi Múzeum.

Az államháztartás számvitelének 2014. évi megváltozásával kapcsolatos feladatokról szóló 36/2013.(IX.13) NGM rendeletnek való megfelelés nagyon sok többletfeladatot rótt az önkormányzat pénzügyi feladatait ellátókra, melyet a dolgozók nagy erőfeszítéssel igyekeztek teljesíteni.

I. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. § aa) pont)

A 2014. évi éves ellenőrzési terv az önállóan működő valamint az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervekre vonatkozóan összesen 14 ellenőrzési programot tartalmazott, melyek megvalósultak. Soron kívüli – terven felüli - ellenőrzésre nem került sor.
Elkészült a 2015-2019 évekre vonatkozó belső ellenőrzési stratégiai terv, melyet Kőszeg Város Önkormányzata Képviselő-testülete a 192/2014.(XI.27) sz. határozatával elfogadott.
Az ellenőrzési jegyzőkönyvek elkészültek, azok egy-egy példánya az önkormányzat iktatott dokumentumai között megtalálhatók.

Az ellenőrzések során az ellenőrzöttekkel a kapcsolattartás probléma-mentes volt. Az ellenőrzési tevékenység, az ellenőri jogosultságok gyakorlásának akadályoztatására nem került sor
Tárgy Cél Módszer
KŐSZEG: A nonprofit szervezeteknek nyújtott támogatások elszámolása Az önkormányzat által juttatott támogatások elszámolása a civil, társadalmi, egyházi szervezetek részéről a támogatási szerződésben és a jogszabályi előírásoknak megfelelően történt-e dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL: a személygépkocsik üzemeltetésének hatékonysága, gazdaságossága a hivatali gépkocsik üzemeltetése a helyi szabályzat szerint történik-e. Biztosított-e az üzemanyag felhasználás munkafolyamatba épített ellenőrzése dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
JURISICS VÁR MŰVELŐDÉSI KÖZPONT ÉS VÁRSZÍNHÁZ működésének vizsgálata A művelődési központ tevékenységeit szabályszerűen és gazdaságosan látja-e el dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
VÁROSI MÚZEUM ÉS TELEPHELYEI gazdálkodásának ellenőrzése A pénzforgalom kezelése, nyilvántartása, elszámolása szabályszerű-e, biztosított-e a gazdálkodás szabályszerűsége dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Német Nemzetiségi Önkormányzat A pénzforgalom kezelése, nyilvántartása, elszámolása szabályszerű-e, biztosított-e a pénzeszközök megfelelő felhasználása dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Horvát Nemzetiségi Önkormányzat A pénzforgalom kezelése, nyilvántartása, elszámolása szabályszerű-e, biztosított-e a pénzeszközök megfelelő felhasználása dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Roma Nemzetiségi Önkormányzat A pénzforgalom kezelése, nyilvántartása, elszámolása szabályszerű-e, biztosított-e a pénzeszközök megfelelő felhasználása dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
BOZSOK Községi Önkormányzat A pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának ellenőrzése A pénzforgalom kezelése, nyilvántartása, elszámolása szabályszerű-e, biztosított-e a pénzeszközök megfelelő felhasználása dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Bozsok Községi Önkormányzat : a nonprofit szervezeteknek nyújtott támogatások elszámolása Az önkormányzat által juttatott támogatások elszámolása a civil szervezetek részéről a támogatási szerződésben és a jogszabályi előírásoknak megfelelően történt-e dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
VELEM Községi Önkormányzat : a nonprofit szervezeteknek nyújtott támogatások elszámolása Az önkormányzat által juttatott támogatások elszámolása a civil szervezetek részéről a támogatási szerződésben és a jogszabályi előírásoknak megfelelően történt-e dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
VELEM Községi Önkormányzat A pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának ellenőrzése A pénzforgalom kezelése, nyilvántartása, elszámolása szabályszerű-e, biztosított-e a pénz megfelelő védelme. dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL a kötelezettség vállalások ellenőrzése A kötelezettség vállalás rendje érvényesül-e? A kötelezettségvállalás nyilvántartása biztosítja-e a kötelezettségvállalások alakulásának nyomon követését? Szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés
KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL A közbeszerzési eljárások ellenőrzése A közbeszerzési eljárások szabályszerűsége a közbeszerzések lebonyolítása során a jogszabályi előírásoknak megfelelően jártak-e el, minden értékhatár feletti beszerzés, szolgáltatás, beruházás esetén lebonyolították-e a közbeszerzési eljárást. dokumentum alapú Pénzügyi – szabályszerűségi
Belső kontrollok kialakításának és működésének vizsgálata, szabályozottság és szabályzatok vizsgálata A belső kontrollok, a szervezeti egységek ellenőrzési nyomvonalai biztosítják-e az irányítási és ellenőrzési folyamatok nyomon követését és a folyamatok utólagos ellenőrzését? szabályszerűség

Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel, ezzel kapcsolatos intézkedés megtételére nem került sor.

II. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. § ab) pont)

Az önkormányzat belső ellenőrzéséhez szükséges személyi és tárgyi feltétek rendelkezésre álltak. Az ellenőrzési tevékenységet akadályozó tényező nem merült fel.

Az ellenőrzési megállapítások a helyszíni vizsgálat során megtárgyalásra kerültek.

Ellenőrzött szervezeti egyég és az ellenőrzés tárgya Ellenőrzés során tett megállapítás(ok) intézkedési javaslat
KÖSZEG: a nonprofit szervezeteknek nyújtott támogatások elszámolása Az önkormányzat költségvetési rendelete tartalmaz támogatási keretet a nonprofit szervezetek támogatására. A támogatásokat pályázati úton biztosítja a szervezeteknek. A támogatásokról – a szabályzatban és a támogatási megállapodásokban előírtak figyelembevételével az elszámolást a szervezetek benyújtották. Intézkedési javaslat megtételére nem került sor
KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL: a személygépkocsik üzemeltetésének hatékonysága, gazdaságossága A menetlevelek vezetése összességében megfelelő – több helyen hiányos, illetve szabálytalan javítások fordultak elő. Az elszámoló lap hó végi összesítésére nem került sor. Az üzemanyag felhasználás belső kontrolljának vizsgálata nem dokumentált. A menetlevelek pontos kitöltése – szabálytalan javítások megszűntetése. - Hó végén az elszámoló lapok összesítése. A Szabályzat módosítása. - Belső kontroll tevékenység dokumentálása
VÁROSI MÚZEUM ÉS TELEPHELYEI gazdálkodásának ellenőrzése Bank és pénztárbizonylatok szúrópróba szerű ellenőrzése során hiányosság nem volt. A számlák utalványozása, teljesítésigazolása megtörtént. A főkönyvi könyvelés és a tételes pénzforgalmi kimutatás összes adata egyezik. A beszámoló adatait – a főkönyvi kivonattal egyeztették, melyet a feladatellátók aláírásukkal igazoltak. Intézkedési javaslat megtételére nem került sor
JURISICS VÁR MŰVELŐDÉSI KÖZPONT ÉS VÁRSZÍNHÁZ működésének vizsgálata Az intézmény önállóan működő költségvetési szerv, a gazdálkodással összefüggő tevékenységét 2005. január 1-től Kőszeg Város Polgármesteri Hivatal látja el. A számlák utalványozása, teljesítésigazolása megtörtént. A beszámoló adatait – a főkönyvi kivonattal egyeztették, melyet a feladatellátók aláírásukkal igazoltak. A feladat-ellátási szerződés módosítása szükséges,
NÉMET Nemzetiségi Önkormányzat A gazdálkodás szabályozottsága megfelelő. A Közös Önkormányzati Hivatal a jogszabályokban előírt szabályzatok hatályát a szabálytalanságok kezelése eljárásrendjének kivételével a Nemzetiségi Önkormányzat gazdálkodási feladataira kiterjesztette. Bank és pénztárbizonylatok szúrópróba szerű ellenőrzése során hiányosság nem volt
A szabálytalanságok kezelése eljárásrendjének hatályát a Nemzetiségi önkormányzatra is ki kell terjeszteni.
HORVÁT Nemzetiségi Önkormányzat A gazdálkodás szabályozottsága megfelelő. A Közös Önkormányzati Hivatal a jogszabályokban előírt szabályzatok hatályát a szabálytalanságok kezelése eljárásrendjének kivételével a Nemzetiségi Önkormányzat gazdálkodási feladataira kiterjesztette. Bank és pénztárbizonylatok szúrópróba szerű ellenőrzése során hiányosság nem volt
A szabálytalanságok kezelése eljárásrendjének hatályát a Nemzetiségi önkormányzatra is ki kell terjeszteni.
ROMA Nemzetiségi Önkormányzat A gazdálkodás szabályozottsága megfelelő. A Közös Önkormányzati Hivatal a jogszabályokban előírt szabályzatok hatályát a szabálytalanságok kezelése eljárásrendjének kivételével a Nemzetiségi Önkormányzat gazdálkodási feladataira kiterjesztette. Bank és pénztárbizonylatok szúrópróba szerű ellenőrzése során hiányosság nem volt
A ROMA Nemzetiségi önkormányzat 2013. március 12-én vásárolt 1 db használt LADA SAMARA BTF 55 forg. rendszámú gépkocsit, melyet már 2014. januárjában a 3/2014.I.13. sz. határozatuk alapján 30 ezer forintért el is adtak. . A Roma Nemzetiségi Önkormányzat elnöke indokolja meg a gépjármű beszerzésének – és eladásának szükségességét. A szabálytalanságok kezelése eljárásrendjének hatályát a Nemzetiségi önkormányzatra is ki kell terjeszteni.
BOZSOK Községi Önkormányzat A pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának ellenőrzése A beszámoló 38-as űrlapja szerint úgy tűnik, hogy az ingatlanok után 2013 évben az értékcsökkenés nem került elszámolásra. A bank és pénztárbizonylatok szúrópróba szerű ellenőrzése során az utalványozó, teljesítést igazoló – pénzügyi érvényesítő aláírásai rendben voltak. Előirányzat módosítás során a beruházási kiadások előirányzata nem megfelelően került módosításra – így itt a plus 52,78 %-os teljesítés előirányzat nélkül történt. A kiadások teljesítése során nagyobb figyelmet fordítsanak arra, hogy legyen fedezete – előirányzata.
BOZSOK Községi Önkormányzat : a nonprofit szervezeteknek nyújtott támogatások elszámolása „Velem Község környezetvédelméért Közalapítvány” számára 100 eFt-ot megelőlegeztek, melyet az alapítvány – felszólítás ellenére sem fizette vissza. A beruházási hozzájárulást nem a működési célú pénzeszköz-támogatások főkönyvi számlára kellett volna könyvelni a támogatási szerződésben foglaltak érvényesítése (megelőlegezett összeg visszafizettetése
VELEM Községi Önkormányzat: a nonprofit szervezeteknek nyújtott támogatások elszámolása A szabályzatok mellékletei (megbízások) nincsenek kitöltve. Bank és pénztárbizonylatok szúrópróba szerű ellenőrzése során az utalványozó, teljesítést igazoló – pénzügyi érvényesítő aláírásai rendben voltak. A szabályzatok mellékleteit képző megbízások kitöltése
VELEM Községi Önkormányzat A pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának ellenőrzése Bank és pénztárbizonylatok szúrópróba szerű ellenőrzése során az utalványozó, teljesítést igazoló – pénzügyi érvényesítő aláírásai rendben voltak A mérlegtételeket leltárral alátámasztották. A szabályzatok mellékletei (megbízások) nincsenek kitöltve. A jövőben nagyobb figyelmet fordítsanak a főkönyvi számla kijelölésére
KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL a kötelezettség vállalások ellenőrzése A Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal által használt számítógépes könyvelési program tartalmazza a kötelezettségvállalás nyilvántartását, mely megfelel a jogszabályi előírásoknak Intézkedési javaslat megtételére nem került sor.
KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL A közbeszerzési eljárások ellenőrzése A vizsgált időszakban lebonyolított közbeszerzési eljárás a 2003. évi CXXIX törvény valamint Kőszeg Város érvényes szabályzata szerint zajlott Az eljárási folyamat áttekintése során szabálytalanság ténye nem merült fel Az önkormányzatnál a közbeszerzési eljárások rendjének helyi szintű szabályozottsága a korrupció elleni küzdelem hatékonyságát szolgálta. A közzétételekkel az önkormányzat jogszabályi kötelezettségének eleget tett. Utóellenőrzés az előző ellenőrzési javaslat – és intézkedési terv alapján a hiányosságok rendezésre kerültek Intézkedési javaslat megtételére nem került sor.
Belső kontrollok kialakításának és működésének vizsgálata, szabályozottság és szabályzatok vizsgálata A Közös Önkormányzati Hivatal működtet kockázatkezelési – kontrolltevékenységeket. (számlák utalványozása, szerződések utalványozása és pénzügyi ellenjegyzése, eszközök védelme), de az intézkedésekről, azok végrehajtásról regisztrálást – külön nem vezetnek. 1.) Intézkedések végrehajtásának nyilvántartása
2.) Monitoring rendszer kidolgozása, alkalmazása

A jegyző a belső ellenőrzések során feltárt hiányosságok felszámolására 2014. decemberében intézkedési tervet készített, melynek végrehajtási határidejét 2015. január 31-ben határozta meg.

III. A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottsága
Az önkormányzat önálló belső ellenőrzési egységgel nem rendelkezik, ezért e tevékenységet külső vállalkozóval – megbízási szerződés alapján végeztette el.

IV. A belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása

Az intézmény belső ellenőrét 2010 évben a Pénzügyminisztérium 5112703 regisztráció számmal nyilvántartásba vette, így a költségvetési szerveknél belső ellenőri tevékenység folytatásához engedéllyel rendelkezik. A NAV képzési, egészségügyi és Kulturális Intézete által kiállított tanúsítvány szerint a szakmai továbbképzés követelményeit 2012. és 2014 évben is teljesítette.

Az intézmény belső ellenőrzésének funkcionális függetlensége biztosított. A belső ellenőr nem vett részt olyan tevékenységek ellátásában, amelyek a szervezet operatív működésével kapcsolatosak. Összeférhetetlenségi esetek az ellenőrzött szervezet és az ellenőrzött között nem merült fel.


A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos korlátozások, problémák nem voltak.

A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők nem voltak.

Az ellenőrzések nyilvántartása

A belső ellenőr vezeti az elvégzett belső ellenőrzésekről a Bkr. 22. és 50. § szerinti nyilvántartást. Az ellenőrzési dokumentumok az önkormányzat részére átadásra kerültek. Megőrzésükről az önkormányzat – az iratkezelési szabályzatának megfelelően gondoskodik.

A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján

Az Áht. 69.§ alapján a belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok:
- a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre,
- az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és
- megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól.
A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője, a jegyző felelős.
A Ber. 3-4.§-i értelmében a költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében - a szervezet minden szintjén érvényesülő – megfelelő
a) kontrollkörnyezet,
b) kockázatkezelési rendszer,
c) kontrolltevékenységek,
d) információs és kommunikációs rendszer, és
e) nyomon követési rendszer (monitoring) kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért.
A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek biztosítják, hogy
- a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal, valamint a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség követelményeivel,
- az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra,
- megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan, és
- a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével.
Az Áht. rendelkezései alapján a rendszer kiépítésének kötelezettsége a költségvetési szervek vezetőinek feladatkörébe tartozik, függetlenül attól, hogy azok önállóan működő és gazdálkodónak, vagy csak önállóan működőnek minősülnek-e.

A folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés keretében a pénzügyi dokumentumok készítése, a döntések, gazdálkodási jogkörök, beszámolási területek szabályozásra kerültek.
A szervezet belső kontrollrendszerének működése szempontjából magas kockázatot jelentő intézkedésre nem került sor.

Kőszeg, 2015. április 6.

Dr. Zalán Gábor s. k.
jegyző


HATÁROZATI JAVASLAT

Kőszeg Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a 2014. évi ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentést elfogadja.